BatchDash

Un logiciel de production à la place d'Excel, pour le jour où le fichier et l'étagère ne disent plus la même chose.

Les recettes sont dans un document Word, et la version qui a fait le bon lot, c'est celle que quelqu'un a imprimée et annotée. Les achats et la production partagent un seul tableur. Le stock, c'est ce que vous voyez en entrant dans la pièce. Tout cela tient, jusqu'au matin où l'on vous demande quelle livraison est partie dans quelle bouteille.

BatchDash est le système sur lequel repose la fabrication: les ingrédients, les recettes, les lots, les codes de lot et ce que tout cela a coûté, sur des fiches qui se mettent à jour l'une l'autre. Vos commandes, vos bons de livraison et vos factures restent exactement où ils sont.

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Vous savez déjà de quels fichiers on parle

Rien de tout cela n'est un manque de rigueur. Un tableur tient très bien des chiffres et n'a aucun moyen de savoir ce qu'ils sont les uns pour les autres: les garder cohérents est donc un travail à faire à la main, chaque semaine, indéfiniment.

La recette vit dans un document, et la dernière correction vit dans la tête de quelqu'un.

Une formule est une fiche avec ses versions. Celle qui a fait le bon lot reste lisible, chiffrée et refabricable.

Le stock est visuel. Vous savez ce qu'il y a en rayon en regardant le rayon.

Chaque livraison, chaque lot et chaque vente écrit une ligne. Ce que l'écran affiche est ce qui est là, et il dit pourquoi.

Un seul tableur porte les achats et la fabrication, et les deux onglets ont cessé de concorder il y a des mois.

Ils cessent d'être deux listes. Un lot puise dans le stock qu'une livraison a enregistré: il n'y a plus rien à rapprocher.

L'auditeur demande quel lot est entré dans quelle fabrication, et la réponse tient en trois fichiers et un après-midi.

Un code, saisi une fois, et la remontée se fait dans les deux sens avec des quantités qui tombent juste.

01Le fichier

Ça commence par le tableur que vous avez déjà

Personne ne ressaisit sa liste d'ingrédients. Déposez le fichier sur l'import: il est lu dans votre navigateur, six lignes ici, quatre prêtes à partir et deux qui méritent un coup d'œil, et rien n'est créé tant que vous ne l'avez pas dit.

  • Il lit les en-têtes que votre fichier emploie déjà. Une colonne Nom tombe sur le nom, Unité sur l'unité, Densité sur la densité, et ce qu'il n'a pas deviné, vous le désignez vous-même.
  • Chaque ligne est confrontée à ce que l'espace de travail contient déjà. Le sucre de canne revient signalé parce qu'un ingrédient porte ce nom, au lieu d'en devenir discrètement un second.
  • Une ligne à qui il manque quelque chose d'obligatoire le dit dans ses propres mots. Le miel d'acacia n'a pas d'unité, vous corrigez sur place, et les quatre qui étaient prêtes s'importent.
  • Le même import reprend vos fournisseurs, vos livraisons, vos produits, vos clients et les ventes déjà faites, un fichier chacun.
StockCommandes clients
Un tableur lu dans BatchDash: le nom du fichier, quatre lignes prêtes et deux à vérifier, les colonnes associées aux en-têtes du fichier, et chaque ligne avec son statut et son problème.
02Les recettes

La recette sort du document

Saisissez-la une fois, dans les pourcentages ou les grammes avec lesquels vous raisonnez déjà, avec les phases et les étapes que le travail a vraiment. Ensuite, c'est une fiche plutôt qu'un fichier: demandez-lui 40 litres, elle répond en 40 litres, et le coût apparaît dessous parce que les ingrédients sont maintenant des choses que le système connaît.

  • Modifier écrit une version au lieu d'en écraser une, et un lot garde la version qui l'a fait: changer la recette le mois prochain ne réécrit pas ce qui est parti le mois dernier.
  • Deux personnes lisent la même recette. La correction faite au poste est sur la fiche elle-même, là où la suivante la trouvera.
  • Une base que vous fabriquez est une recette à part entière, employée par tout ce qui s'appuie dessus: une modification arrive partout d'un coup.
Recettes et formulesCoûts
Une recette dans BatchDash: les phases, les étapes numérotées, et chaque ingrédient pesé en grammes avec sa part du lot à côté.
Le registre de stock d'un ingrédient dans BatchDash: livraisons, consommations et pertes, chacune avec son solde courant.
03Le stock

Le stock cesse d'être quelque chose qu'on regarde

Une livraison entre à ce qu'elle a coûté: 1 kg de Ferme Rouge, sur sa commande. Un lot de fabrication consomme par le même registre où sa production atterrit: RUN-000004 est ici une ligne, avec sa quantité et son lien. Un transfert de 500 g vers la chambre froide, c'est une ligne qui sort d'une pièce et une ligne qui entre dans l'autre, et le solde à côté de chaque écriture est le solde de ce jour-là. Déroulez un ingrédient et vous lisez toute sa vie.

  • Chaque écriture nomme ce qui l'a causée et y renvoie: la fabrication, la commande, le comptage, le transfert entre deux pièces.
  • En stock n'est pas la même chose que disponible. Ce qui est déjà promis à un lot planifié ou à une commande confirmée est retenu: vous ne le vendez jamais deux fois.
  • Plusieurs endroits où stocker, c'est normal: votre propre pièce, la halle en dessous, un prestataire logistique dans un autre pays.
StockAchats
04Les lots

La question à laquelle un tableur ne répond pas

Quelle livraison est partie dans quelle bouteille, et où est allée cette bouteille? Un lot de fabrication sort sous un code et enregistre les lots qu'il a prélevés, par le simple fait d'être fabriqué: la réponse est donc déjà écrite quand la question arrive. Ce lot a atteint un client, qui a pris 28 bocaux sur une commande que vous ouvrez depuis la ligne, et 22 sont encore en rayon.

  • Douze autres sont partis sans commande, et l'écran dit clairement qu'il n'y a personne à contacter pour ceux-là.
  • Trente attendent sur une commande confirmée pas encore expédiée, que vous pouvez encore arrêter, et six sont partis dans des coffrets, suivis eux aussi.
  • Chaque lot prend sa DDM sur la durée de conservation de sa recette: la date de l'étiquette et la date en stock sont la même date.
TraçabilitéFiches de lot
Une synthèse de rappel dans BatchDash: le client qui a reçu le lot avec sa commande, ce qui est parti sans commande, ce qui est encore en stock, ce qui attend sur une commande non expédiée, et ce qui est parti en coffrets.

Ce qui ne bouge pas

Ce n'est pas une migration d'ERP, et la question mérite d'être réglée avant tout le reste. Ce qui n'a nulle part où vivre aujourd'hui, c'est la fabrication, et c'est le travail de BatchDash. Ce que vous gardez à côté vous regarde: certains ateliers le font tourner à côté d'un ERP qui facture, d'autres avec leur comptable et rien entre les deux.

Votre ERP ou votre facturationCommandes, bons de livraison, factures: rien n'y touche, si vous avez déjà de quoi les faire. Personne ici ne demande à devenir votre logiciel de facturation, ni à ce que vous alliez en acheter un.
Votre comptableCe qu'une comptabilité réclame sort en fichiers: ce que les unités vendues ont coûté à fabriquer, ce que valent les rayons, ce que vous avez dépensé par fournisseur.
Les tableurs que vous aimezToute liste s'exporte en CSV. Ceux qui étaient un pis-aller partiront d'eux-mêmes; ceux qui étaient un choix peuvent rester.

Ce que coûte la première semaine

Pas un projet. Un après-midi pour avoir quelque chose de réel à l'écran, et une fabrication pour savoir si ça tient.

  • Le premier après-midi. Les ingrédients et les fournisseurs, depuis le fichier où vous les tenez déjà.
  • Le même jour. Une recette, saisie une fois. Le coût au litre apparaît dessous, sur les prix que vous venez de reprendre.
  • La fabrication suivante. Lancez un lot dedans, le tableur ouvert à côté. À partir du deuxième, le tableur reste fermé.
Comment marche l'import CSVCe que fait le système entier

Ce qu'on demande avant de franchir le pas

Qu'est-ce que ça fait qu'un tableur ne fait pas?
Tenir les liens. Un tableur tient très bien des chiffres et oublie ce qu'ils sont les uns pour les autres: le prix payé en mars, la recette modifiée en avril et le stock compté en mai vivent à trois endroits et concordent à la main. Ici, une livraison déplace le coût moyen pondéré de l'ingrédient, qui déplace chaque recette qui l'emploie, qui déplace la marge du bocal; et un lot déplace le stock qu'il a prélevé et crée le code qu'il porte. Le travail qui disparaît, c'est le rapprochement.
Nous avons déjà un ERP. Faut-il le remplacer?
Non, et mieux vaut ne pas le faire. Un ERP gère les commandes, les bons de livraison et les factures; presque aucun ne sait tenir une formule, un lot de fabrication ni un code de lot, et c'est pour cela qu'un tableur a fini par faire l'appoint sur cette moitié-là. BatchDash est le système de cette moitié: les formules, la production, le stock, les codes de lot et ce que tout cela a coûté. Faites-le tourner à côté de votre ERP comme le registre de la fabrication, les chiffres dont une comptabilité a besoin sortant en fichiers, ou faites-en l'outil où vous passez vos journées en laissant l'ERP facturer.
Peut-on reprendre nos données, ou faut-il tout ressaisir?
On les reprend. Ingrédients, offres fournisseurs, livraisons, produits, clients et ventes passées s'importent chacun depuis un CSV, c'est-à-dire ce que votre tableur exporte. Le fichier est lu dans votre navigateur, confronté à ce qui existe déjà, et montré ligne par ligne avant que quoi que ce soit ne soit créé. Les recettes sont la seule chose qui se saisit, parce qu'une recette dans un document est de la prose plutôt que des données: quelqu'un qui la lit une fois, c'est ce qui en fait une formule.
Au bout de combien de temps tourne-t-on dessus?
Une personne, à temps partiel, sur une semaine. Le fichier entre le premier après-midi, la personne qui connaît le mieux les recettes en saisit une le jour même, et la première fabrication faite depuis l'écran est le moment où vous savez. Rien d'autre n'a de calendrier: le reste des recettes, l'historique des ventes et les modèles d'étiquettes arrivent quand on en a besoin. Si le fichier est brouillon, l'import dit quelles lignes et pourquoi, et vous corrigez sur place ou laissez pour plus tard.
Faut-il arrêter d'utiliser Excel?
Pour ce qu'un tableur sait vraiment faire, gardez-le: un calcul ponctuel, un graphique pour la banque, une liste triée de cinq façons un mardi après-midi. Nourri par un export, il n'est jamais la référence, seulement une vue dessus. Ce qui s'arrête, c'est l'autre genre: le fichier qui devait être juste pour que le stock soit juste, et qu'on tenait juste à la main.
Nous faisons quelques produits, quelques fois par mois. Est-ce trop gros pour nous?
Non, et vous ne le dépasserez pas en grandissant non plus. Huit produits et trois ou quatre fabrications par mois, c'est à peu près ce qu'un tableur arrive encore à porter, et c'est pourquoi le vôtre a tenu si longtemps; les mêmes fiches tiennent à quatre-vingts produits et une fabrication par jour, sur les mêmes écrans, et les rôles et les emplacements suivent quand les gens et les pièces se multiplient. Il n'y a rien à paramétrer avant la première recette, pas de consultant sur le chemin, et les lots et les coûts ne sont pas des modules à acheter plus tard: c'est ainsi que les fabrications fonctionnent.
Notre certification est auditée. Est-ce que c'est couvert?
C'est l'exercice autour duquel tout est bâti. À partir d'un code de lot, ou du code de livraison d'un fournisseur, un seul écran nomme ce qui est entré, les fabrications qui y ont puisé et les ventes qui sont parties, chaque ligne ouvrant sur sa fiche, et le compte tombe juste parce que chaque quantité est une écriture du registre plutôt qu'un comptage fait après coup. Les DDM sortent de la durée de conservation de la recette, et la remontée complète s'exporte en fichier pour celui qui la demande.

Plus de réponses dans le centre d'aide.

Chiffrez votre première formule cet après-midi.

Ouvrez un espace, entrez quelques ingrédients avec leurs prix, montez une formule. Vous verrez où tombe le vrai coût, au pot, au litre ou aux 100 g, avant votre prochaine production. Pas de démo à subir.

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BatchDash est le système sur lequel tourne la fabrication par lots: toute la vie d'une recette, du premier essai au lot chiffré et scellé.

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