Stock, livraisons et pertes

Vous n’écrasez jamais un niveau de stock en tapant par-dessus l’ancien. Le stock est un registre: chaque livraison ajoute une entrée signée, chaque perte en soustrait une, et le niveau du jour n’est que le cumul de ces entrées. C’est ce qui permet à BatchDash de vous dire ce que vaut votre stock et de prouver d’où vient le chiffre. Le total courant du registre est le chiffre en stock; ce que vous pouvez encore promettre dessus est la disponibilité, affichée juste à côté.

Saisir une livraison

Sur la fiche ingrédient, cliquez sur Saisir une livraison:

1. Indiquez la Quantité reçue et la Date.
2. Choisissez Lier à une offre fournisseur si une offre correspond: le prix du conditionnement donne son coût à la livraison.
3. Ajoutez un Numéro de lot et une Date de péremption si vous suivez les lots, et une note (“Facture n°123”).

Une livraison sans coût augmente quand même le niveau, mais la fiche affiche alors un avertissement “Stock sans coût”: cette quantité ne peut pas être valorisée. Les livraisons créées en réceptionnant une commande portent le montant exact payé, frais de port compris. Préférez-les pour les vrais achats. Avec plusieurs emplacements, la fenêtre demande aussi à quel emplacement la livraison est arrivée, préréglé sur celui par défaut.

Un fournisseur qui facture dans une autre devise change deux choses. Le prix se saisit dans sa devise, et la livraison est toujours enregistrée comme une commande d’une ligne, comptabilisée au taux de référence de la date de livraison, pour que son coût arrive dans votre stock en devise de base. Stock seulement, sans commande n’est pas proposé pour lui. Pour une livraison datée d’aujourd’hui, la fenêtre indique le taux sous le prix; pour un autre jour, elle nomme le jour, et la commande affiche ensuite le chiffre. Une date sans taux enregistré ce jour-là ou avant est refusée sous la date: choisissez-en une plus récente, ou créez la commande et saisissez son taux. Un nom de fournisseur encore inconnu fait apparaître un champ Devise en dessous, et la case du prix suit ce que vous choisissez.

La quantité porte une unité: saisissez ce que dit la facture plutôt que de convertir de tête. 4250 g d’un ingrédient stocké en kilos, ou 25 lb d’un ingrédient stocké en grammes.

S’il existe une commande fournisseur à réceptionner, le lecteur de documents va plus vite: il prend le bon ou la facture et propose toutes les lignes d’un coup.

Compter une livraison achetée au poids

Un ingrédient stocké en Unités / Pièces avec un Poids d’une pièce (voir Les ingrédients que vous comptez) prend le poids de la facture, puis demande combien de pièces il y avait:

Quantité reçue 4,2 kg Cela fait environ 49,4 pièces. Combien y en avait-il? [ 50 ]

C’est le comptage qui entre en stock, sur la ligne de commande et sur l’instantané de prix: 50 citrons pour la somme payée, donc le prix à la pièce suit ce que vous avez réellement reçu. Le poids n’est pas perdu pour autant: il accompagne l’instantané de prix, ce qui permet à la section des offres d’afficher encore “4,2 kg @ 13,44 € · 3,200 €/kg · 0,269 € / pièce”. Sur un ingrédient qui vient en pièces fixes, la case de comptage avance de la plus petite quantité que vous avez dit pouvoir utiliser.

Quand le poids et le comptage s’écartent de plus de 2 % de votre poids d’une pièce enregistré, une ligne apparaît avec le calcul et une seule action:

4,2 kg pour 53 pièces, soit 79,245 g la pièce. Votre poids d’une pièce indique 85 g. Le mettre à jour

Le presser enregistre le nouveau poids par l’ingrédient lui-même. La fenêtre de livraison reste ouverte, le comptage saisi reste tel quel, et la page derrière se met à jour. Rien ne bouge sans cette pression: une caisse de citrons anormalement petits ne doit pas retarifer en silence toutes les recettes qui les utilisent. En dessous de 2 %, la ligne n’apparaît pas.

Quand votre offre inclut les variantes d’ingrédients, un comptage corrigé au-delà de ces 2 % est aussi gardé comme une pesée de ce que pèse une pièce, et la confirmation indique “Notée comme pesée.” Si le poids d’une pièce suit vos pesées, il n’y a pas de bouton: la ligne le dit, et l’enregistrement fait bouger le poids d’une pièce. La confirmation donne alors le nouveau chiffre.

Mouvement de stock

Mouvement de stock, dans l’en-tête de la page, est la seule fenêtre pour ce qui a changé à la main sur l’étagère. Un emballage et un produit ont la même. Que s’est-il passé propose deux réponses ici:

• Perte: indiquez la quantité, la date, et choisissez un Motif: Détérioration, Casse, Péremption, Vol, Échantillonnage ou Correction. Depuis le lot prend dans le lot qui périme en premier, ou dans un lot que vous nommez. Le motif prend deux secondes à saisir; vous serez content de l’avoir le jour où vous voudrez savoir combien d’habanero a moisi et combien a fini par terre.
• Comptage de l’étagère: tapez la Quantité comptée, ce que contient l’étagère, et l’écart est enregistré en ajustement. Elle s’ouvre sur le chiffre affiché par la page.

Avec les emplacements, les deux se font à un emplacement, préréglé sur celui par défaut: un comptage est le chiffre de cette étagère, et le total bouge de la même différence.

Lots en stock et leurs dates

La carte Lots en stock liste les lots qui composent votre stock: le code de lot, le jour d’entrée et le fournisseur, ce qu’il en reste, et la péremption. Un lot sans date saisie reçoit la Durée de conservation de l’ingrédient à partir de son jour d’entrée, marquée Estimée. Le stock initial n’a pas d’estimation: il est daté du jour où vous l’avez saisi, ce qui ne dit rien de son arrivée.

Chaque lot garde son propre solde. Quand une fabrication, une transformation ou une perte nomme un lot, la quantité sort de ce lot. Ce que personne ne nomme part du lot qui périme en premier, et les lots sans date passent en dernier. Les lots que vous nommez dans la fenêtre Lots d’une fabrication sont donc ceux qui baissent, et une livraison que les fabrications ont épuisée quitte d’elle-même la carte, Aujourd’hui et le rapport Ingrédients qui périment.

Un lot dépassé porte Périmé, et un lot qui périme dans les 30 jours affiche sa date en ambre. La ligne sous le chiffre de stock nomme le plus proche, “Première péremption le Jeudi 24 Septembre”, et mène à la carte. La fenêtre Lots d’une fabrication montre les mêmes dates et ce qu’il reste de chaque lot: un lot dépassé le dit avant que vous le nommiez.

• Mouvement de stock s’ouvre sur Perte depuis ce lot, préremplie avec ce qu’il en reste et, sur un lot périmé, avec le motif Péremption. Saisissez ce que vous jetez vraiment, jusqu’à ce que le lot a apporté: un lot nommé reprend ce que l’ordre automatique avait compté sur lui.
• Corriger ouvre le papier de la livraison, décrit plus bas. Saisir la vraie date à la place d’une date estimée suffit souvent à lever l’alerte.

Le stock qu’un comptage trouve, ou qu’une correction ajoute, forme un lot à part, sans date. Quand une fabrication a utilisé du stock avant que sa livraison soit saisie, la livraison couvre d’abord ce manque.

Ajustements

Le comptage est la correction: quand l’étagère contredit le registre, Comptage de l’étagère réaligne le registre sur elle. Le crayon à côté du chiffre de stock, en haut de la page, ouvre Mouvement de stock sur ce comptage. Son Motif est préréglé sur Correction. Changez-le quand vous savez: un pot cassé, c’est Casse; du stock disparu, c’est Vol. Le motif sépare une vraie perte d’un simple réalignement, et vos chiffres de démarque en dépendent.

Pour toute une étagère, faites plutôt un inventaire: sa validation enregistre un ajustement Écart d’inventaire par différence, et la Source de la ligne nomme l’inventaire dont elle vient.

Écart d’inventaire ne figure dans aucune de ces listes. Seule la validation d’un inventaire l’enregistre: un écart signifie donc toujours qu’un vrai comptage a eu lieu.

Sur un ingrédient avec une Plus petite quantité utilisable, chaque quantité que vous saisissez ici avance de ce pas: une livraison, une perte, un comptage, un transfert, un comptage d’inventaire et la quantité relevée sur un lot. Ce qui tombe entre deux pas est refusé avec “Comptez en pièces entières.” ou “Comptez en demies.”, et les champs avancent du pas choisi, donc un téléphone ouvre le clavier numérique pour une pièce entière. Le choisir ne réécrit pas un solde déjà entre deux pas: la page affiche “Le stock est de 6,47, entre deux quantités utilisables. Comptez-le pour le corriger.” jusqu’à ce qu’un comptage le résolve.

Le registre des mouvements

Le tableau Mouvements de stock liste chaque entrée: Date, Type, Quantité signée, Solde courant, Source, Par. Les types sont Livraison, Perte, Ajustement, Consommé en production (une fabrication l’a utilisé) et Fabriqué en interne (une fabrication l’a produit). Avec les variantes d’ingrédients, une transformation en ajoute deux: Transformé sur la variante utilisée et Issu d’une transformation sur celle produite, chacune avec la référence de la transformation; cliquer la référence ouvre la transformation. Le solde de chaque ligne est le solde précédent plus sa quantité: quand un chiffre paraît faux, le registre montre exactement quelle entrée mettre en cause. La Source d’une livraison nomme son lot et sa péremption, et une perte jetée depuis un lot nomme le lot dont elle vient. Avec les emplacements, chaque ligne affiche l’endroit où elle s’est produite, et un transfert apparaît comme deux lignes liées, sortie et entrée, sans coût.

Par nomme la personne dont l’action a saisi la ligne: une pastille de deux lettres, et le nom complet avec l’heure de saisie au survol ou au toucher. Le nom est conservé tel qu’il était à ce moment-là, donc une ligne reste lisible après le départ de la personne. Une ligne que le système a saisie tout seul, comme une vente rapatriée d’une boutique connectée, affiche Auto. Les lignes saisies avant l’arrivée de cette colonne affichent un tiret et le gardent: leur auteur n’a pas été enregistré. La colonne est masquée sur téléphone.

Corriger le papier d’une livraison

Vous avez saisi la livraison en oubliant le code de lot, ou vous avez lu la péremption sur la mauvaise ligne. Corriger modifie le code de lot, la date de péremption et la note. Sur une perte ou un ajustement saisi à la main, Corriger rectifie la note.

La quantité et le coût n’en font pas partie. Ce sont eux qui portent votre niveau de stock et votre coût moyen pondéré. Pour les changer, annulez l’écriture saisie à la main puis ressaisissez-la (voir plus bas). Une livraison reçue sur une commande s’annule depuis la commande.

Chaque correction est conservée et affichée sous le mouvement: la valeur d’avant, celle d’après, qui a changé quoi et quand.

Un code de lot ajouté après coup rend cette livraison trouvable par la traçabilité.

La même action Corriger existe sur le stock fabriqué, sur les pages produit et composant fabriqué. Une écriture saisie à la main possède ses propres papiers: le code de lot, la péremption et la note d’un solde d’ouverture se corrigent, et corriger le code de lot renomme ce lot partout où il apparaît, traçabilité comprise. Les lignes issues d’une fabrication sont différentes. La fiche de fabrication scellée fait foi pour leur lot et leur péremption: le dialogue les montre verrouillés et renvoie vers la fiche. La note reste modifiable partout.

Annuler une écriture saisie à la main

Vous avez tapé 20 au lieu de 2? Annulez l’écriture plutôt que d’en saisir une seconde pour la compenser.

1. Cliquez sur Corriger sur la ligne: du stock ajouté, une livraison saisie sans commande, une perte, un ajustement.
2. Cliquez sur Annuler cette écriture. Le dialogue dit ce que cela change, par exemple “Cela remet 20 pots en stock et recalcule le coût moyen.”
3. Cliquez sur Annuler l’écriture, puis saisissez le bon chiffre.

BatchDash passe l’écriture inverse, datée de maintenant, au même endroit, avec le même lot et le même coût. Les deux lignes restent dans le registre: la première indique “Annulée le 21/10 par Ana”, la seconde “Annule l’écriture du 21/10”. Le stock, les lots, le coût moyen et les rapports se lisent comme si l’erreur n’avait jamais été saisie.

Une écriture s’annule une seule fois, et une annulation ne s’annule pas: saisissez de nouveau l’écriture. Le dialogue refuse, en disant pourquoi, quand:

• une partie du stock entré par cette écriture a déjà servi, à une fabrication ou à une perte sur son lot: enregistrez une correction pour le reste;
• une partie a été déplacée ailleurs depuis: ramenez-la d’abord;
• un inventaire a compté l’article après l’écriture: le comptage l’a déjà réglée, corrigez-la par un nouveau comptage.

Les écritures passées par un autre enregistrement s’annulent avec lui: une réception depuis sa commande, ce qu’une fabrication a pris avec la fabrication, un comptage par un nouveau comptage. Le même Corriger fonctionne sur les emballages, les produits et les composants fabriqués.

Comment les mouvements fixent le coût

Niveau et coût bougent séparément. Les livraisons chiffrées alimentent le coût moyen pondéré: chaque arrivage fond son prix dans la moyenne. Pertes, consommations et ajustements changent le niveau mais laissent le coût unitaire tranquille. Un ingrédient peut donc perdre la moitié de son stock et garder le même CMP. Les offres fournisseurs n’y touchent pas non plus; voyez Offres fournisseurs et historique des prix pour leur vrai rôle.