Stock, livraisons et pertes

Vous n’écrasez jamais un niveau de stock en tapant par-dessus l’ancien. Le stock est un registre: chaque livraison ajoute une entrée signée, chaque perte en soustrait une, et le niveau du jour n’est que le cumul de ces entrées. C’est ce qui permet à BatchDash de vous dire ce que vaut votre stock et de prouver d’où vient le chiffre. Le total courant du registre est le chiffre en stock; ce que vous pouvez encore promettre dessus est la disponibilité, affichée juste à côté.

Saisir une livraison

Sur la fiche ingrédient, cliquez sur Saisir une livraison:

1. Indiquez la Quantité reçue et la Date.
2. Choisissez Lier à une offre fournisseur si une offre correspond: le prix du conditionnement donne son coût à la livraison.
3. Ajoutez un Numéro de lot et une Date de péremption si vous suivez les lots, et une note (“Facture n°123”).

Une livraison sans coût augmente quand même le niveau, mais la fiche affiche alors un avertissement “Stock sans coût”: cette quantité ne peut pas être valorisée. Les livraisons créées en réceptionnant une commande portent le montant exact payé, frais de port compris. Préférez-les pour les vrais achats. Avec plusieurs emplacements, la fenêtre demande aussi à quel emplacement la livraison est arrivée, préréglé sur celui par défaut.

Un fournisseur qui facture dans une autre devise change deux choses. Le prix se saisit dans sa devise, et la livraison est toujours enregistrée comme une commande d’une ligne, comptabilisée au taux de référence de la date de livraison, pour que son coût arrive dans votre stock en devise de base. Stock seulement, sans commande n’est pas proposé pour lui. Pour une livraison datée d’aujourd’hui, la fenêtre indique le taux sous le prix; pour un autre jour, elle nomme le jour, et la commande affiche ensuite le chiffre. Une date sans taux enregistré ce jour-là ou avant est refusée sous la date: choisissez-en une plus récente, ou créez la commande et saisissez son taux. Un nom de fournisseur encore inconnu fait apparaître un champ Devise en dessous, et la case du prix suit ce que vous choisissez.

La quantité porte une unité: saisissez ce que dit la facture plutôt que de convertir de tête. 4250 g d’un ingrédient stocké en kilos, ou 25 lb d’un ingrédient stocké en grammes.

S’il existe une commande fournisseur à réceptionner, le lecteur de documents va plus vite: il prend le bon ou la facture et propose toutes les lignes d’un coup.

Compter une livraison achetée au poids

Un ingrédient stocké en Unités / Pièces avec un Poids d’une pièce (voir Les ingrédients que vous comptez) prend le poids de la facture, puis pose la seule question qui compte:

Quantité reçue 4,2 kg Cela fait environ 49,4 pièces. Combien y en avait-il? [ 50 ]

C’est le comptage qui entre en stock, sur la ligne de commande et sur l’instantané de prix: 50 citrons pour la somme payée, donc le prix à la pièce suit ce que vous avez réellement reçu. Le poids n’est pas perdu pour autant: il accompagne l’instantané de prix, ce qui permet à la section des offres d’afficher encore “4,2 kg @ 13,44 € · 3,200 €/kg · 0,269 € / pièce”. Sur un ingrédient qui vient en pièces fixes, la case de comptage avance de la plus petite quantité que vous avez dit pouvoir utiliser.

Quand le poids et le comptage s’écartent de plus de 2 % de votre poids d’une pièce enregistré, une ligne apparaît avec le calcul et une seule action:

4,2 kg pour 53 pièces, soit 79,245 g la pièce. Votre poids d’une pièce indique 85 g. Le mettre à jour

Le presser enregistre le nouveau poids par l’ingrédient lui-même. La fenêtre de livraison reste ouverte, le comptage saisi reste tel quel, et la page derrière se met à jour. Rien ne bouge sans cette pression: une caisse de citrons anormalement petits ne doit pas retarifer en silence toutes les recettes qui les utilisent. En dessous de 2 %, la ligne n’apparaît pas du tout: être à 1 % près n’est pas une question à poser.

Quand votre offre inclut les variantes d’ingrédients, un comptage corrigé au-delà de ces 2 % est aussi gardé comme une pesée de ce que pèse une pièce, et la confirmation indique “Notée comme pesée.” Si le poids d’une pièce suit vos pesées, il n’y a pas de bouton: la ligne le dit, et l’enregistrement fait bouger le poids d’une pièce. La confirmation donne alors le nouveau chiffre.

Saisir une perte

Cliquez sur Saisir une perte / un ajustement et laissez le type sur Perte / Gaspillage / Casse. Indiquez la quantité, la date, et choisissez un Motif: Détérioration, Casse, Péremption, Vol, Échantillonnage ou Correction. Le motif prend deux secondes à saisir; vous serez content de l’avoir le jour où vous voudrez savoir combien d’habanero a moisi et combien a fini par terre. Avec les emplacements, la perte est enregistrée à un emplacement, préréglé sur celui par défaut.

Ajustements

La même fenêtre, avec le type Correction manuelle, enregistre une correction en plus ou en moins: choisissez Retirer du stock ou Ajouter au stock, puis la quantité. Utilisez-la quand un comptage physique contredit le registre et qu’il faut le réaligner sur l’étagère. Pour toute une étagère, faites plutôt un inventaire: sa validation enregistre un ajustement Écart d’inventaire par différence, et la Source de la ligne nomme l’inventaire dont elle vient.

La correction la plus rapide, c’est le crayon à côté du chiffre de stock en haut de la page: tapez ce que l’étagère contient et validez. À côté du nombre se trouve un Motif, préréglé sur Correction, pour que le geste reste aussi court qu’avant. Changez-le quand vous savez: un pot cassé, c’est Casse; du stock disparu, c’est Vol. C’est là toute la différence entre une vraie perte et un simple réalignement, et c’est sur cette distinction que reposent vos chiffres de démarque.

Écart d’inventaire ne figure dans aucune de ces listes. Seule la validation d’un inventaire l’enregistre: un écart signifie donc toujours qu’un vrai comptage a eu lieu.

Sur un ingrédient avec une Plus petite quantité utilisable, chaque quantité que vous saisissez ici avance de ce pas: une livraison, une perte, un ajustement, un niveau de stock corrigé à la main, un transfert, un comptage d’inventaire et la quantité relevée sur un lot. Ce qui tombe entre deux pas est refusé avec “Comptez en pièces entières.” ou “Comptez en demies.”, et les champs avancent du pas choisi, donc un téléphone ouvre le clavier numérique pour une pièce entière. Le choisir ne réécrit pas un solde déjà entre deux pas: la page affiche “Le stock est de 6,47, entre deux quantités utilisables. Comptez-le pour le corriger.” jusqu’à ce qu’un comptage le résolve.

Le registre des mouvements

Le tableau Mouvements de stock liste chaque entrée: Date, Type, Quantité signée, Solde courant, Source, Par. Les types sont Livraison, Perte, Ajustement, Consommé en production (une fabrication l’a utilisé) et Fabriqué en interne (une fabrication l’a produit). Avec les variantes d’ingrédients, une transformation en ajoute deux: Transformé sur la variante utilisée et Issu d’une transformation sur celle produite, chacune avec la référence de la transformation; cliquer la référence ouvre la transformation. Le solde de chaque ligne est le solde précédent plus sa quantité: quand un chiffre paraît faux, le registre montre exactement quelle entrée mettre en cause. Avec les emplacements, chaque ligne affiche l’endroit où elle s’est produite, et un transfert apparaît comme deux lignes liées, sortie et entrée, sans coût.

Par nomme la personne dont l’action a saisi la ligne: une pastille de deux lettres, et le nom complet avec l’heure de saisie au survol ou au toucher. Le nom est conservé tel qu’il était à ce moment-là, donc une ligne reste lisible après le départ de la personne. Une ligne que le système a saisie tout seul, comme une vente rapatriée d’une boutique connectée, affiche Auto. Les lignes antérieures affichent un tiret et le gardent: BatchDash n’invente pas un historique qu’il n’a jamais enregistré. La colonne est masquée sur téléphone.

Corriger le papier d’une livraison

Vous avez saisi la livraison en oubliant le code de lot, ou vous avez lu la péremption sur la mauvaise ligne. L’action Corriger du mouvement modifie trois choses, et seulement trois: le code de lot, la date de péremption et la note.

La quantité et le coût n’en font pas partie, et c’est délibéré. Ce sont eux qui portent votre niveau de stock et votre coût moyen pondéré, et tous deux ont déjà un chemin honnête: annuler la réception et la ressaisir. Les laisser réécrire transformerait un registre en document.

Chaque correction est conservée et affichée sous le mouvement: la valeur d’avant, celle d’après, qui a changé quoi et quand. Un enregistrement corrigé reste visiblement un enregistrement corrigé, ce qui est tout l’intérêt d’en tenir un.

Ajouter un code de lot après coup vaut le détour: c’est ce qui rend cette livraison trouvable par la traçabilité.

La même action Corriger existe sur le stock fabriqué, sur les pages produit et composant fabriqué. Une écriture saisie à la main possède ses propres papiers: le code de lot, la péremption et la note d’un solde d’ouverture se corrigent, et corriger le code de lot renomme ce lot partout où il apparaît, traçabilité comprise. Les lignes issues d’une fabrication sont différentes. La fiche de fabrication scellée fait foi pour leur lot et leur péremption: le dialogue les montre verrouillés et renvoie vers la fiche. La note reste modifiable partout.

Comment les mouvements fixent le coût

Niveau et coût bougent séparément. Les livraisons chiffrées alimentent le coût moyen pondéré: chaque arrivage fond son prix dans la moyenne. Pertes, consommations et ajustements changent le niveau mais laissent le coût unitaire tranquille. Un ingrédient peut donc perdre la moitié de son stock et garder le même CMP. Les offres fournisseurs n’y touchent pas non plus; voyez Offres fournisseurs et historique des prix pour leur vrai rôle.