Importer des produits

Vous vendez une liste de produits et vous les voulez dans BatchDash avant d’écrire la moindre recette. L’import de produits transforme chaque ligne en produit: une recette à remplir plus tard (ou aucune, pour un produit que vous achetez tout prêt), un format de vente, et le stock que vous tenez déjà dans ce format. C’est la porte d’entrée d’un fabricant qui arrive d’un autre outil. Le dépôt du fichier, la correspondance des colonnes et la vérification ligne par ligne sont communs à tous les imports; le déroulé est décrit dans Imports CSV. Vous y accédez par le menu Importer de la page Produits.

Colonnes

Champ	Requis	Ce qu’il contient
Nom	Oui	Le nom du produit, qui devient le nom de la recette, ex. “Sauce habanero fumée”
Code	Non	Votre code de recette; laissé vide, BatchDash en fabrique un à partir du nom
Catégorie	Non	La catégorie de produits où se range le nouveau format de la ligne, ex. Sauces
Sous-catégorie	Non	Une sous-catégorie de cette catégorie, ex. Sauces piquantes. Demande une Catégorie à côté
Format	Non	Le contenant: bocal, poche, tube. Vide, c’est un format par défaut sans nom
Contenance	Non	Ce que contient le format, ex. 250. Donnez l’unité avec
Unité de contenance	Non	L’unité de cette contenance: ml, g, kg, L
Variante	Non	Un mot court pour cette version de la recette: un parfum, une saveur, un coloris
Code-barres	Non	Le GTIN du format, 8, 12, 13 ou 14 chiffres
SKU	Non	Votre propre code pour le format, unique dans votre espace
Fabriqué ou acheté	Non	fabriqué ou acheté: si vous fabriquez le produit ou si vous l’achetez tout prêt. Vide, c’est fabriqué
Stock initial	Non	Les unités en stock dans ce format, dans son unité
Coût unitaire	Non	Ce qu’une unité vous a coûté, à fabriquer ou à l’achat; avec un stock initial, il amorce le coût du produit

Les en-têtes courants s’associent tout seuls: “barcode” trouve Code-barres, “on hand” trouve Stock initial, “Fabriqué ou acheté” et “sourcing” trouvent Fabriqué ou acheté, “gamme” et “famille” trouvent Catégorie, “sous-categorie” trouve Sous-catégorie. Le reste s’associe à la main sous Correspondance des colonnes. Télécharger un modèle vous donne les en-têtes prêts à remplir.

Ce qu’une ligne crée

Une ligne importée crée une recette produit sans ligne d’ingrédient, le format décrit par la ligne, et la ligne de vente sur laquelle vous compterez le stock. La recette elle-même s’écrit ensuite sur sa page: l’import connaît le nom du produit, jamais ses ingrédients. Jusqu’à sa première ligne d’ingrédient, le produit l’attend: la recette reste hors de la liste des formules et de la fenêtre de fabrication, et la fiche du produit propose Écrire sa recette (un produit avant sa recette).

Une ligne sans format, sans contenance et sans variante crée la recette avec un format par défaut sans nom, la même forme qu’un produit créé à la main. Une ligne avec “bocal”, 250 et ml crée un format “250 ml bocal”. Trois lignes nommées “Sauce habanero fumée” avec trois formats créent une recette et trois formats, parce que la deuxième et la troisième se rattachent à la recette créée par la première.

Classer les produits dans une catégorie

La Catégorie et la Sous-catégorie d’une ligne classent le produit qu’elle crée dans une catégorie de produits: le format que décrit la ligne, jamais la recette. Chaque cellule est un seul nom, pris en entier: “Fruits / légumes” dans la cellule Catégorie est une seule catégorie portant ce nom, barre oblique comprise. Une Sous-catégorie sans Catégorie à côté est refusée sur sa ligne (“Une sous-catégorie a besoin de sa catégorie.”).

Une catégorie qui n’existe pas encore est signalée sur sa ligne avant que rien ne s’écrive: si vous gérez les catégories, l’import la crée une seule fois et y classe chaque ligne qui la nomme, quelles que soient les majuscules et les accents (“sauces” est Sauces); sinon, la ligne s’importe sans catégorie et le dit. Un nom de plus de 80 caractères fait entrer sa ligne sans catégorie, et le dit aussi. Une ligne qui ajoute un format à un produit existant laisse chaque format là où il est classé.

Un fichier de produits que vous avez exporté revient de la même façon: ses colonnes category et subcategory sont ces deux champs.

Fabriqué chez vous ou acheté tout prêt

La cellule Fabriqué ou acheté prend fabriqué ou acheté (made ou bought dans un fichier en anglais, et quelques mots voisins comme fait ou revente). Une nouvelle ligne qui dit acheté crée un produit sans aucune recette: son format, son SKU et son code-barres, et le stock que vous en avez, prêt à recevoir le prix d’un fournisseur et ses livraisons (produits vendables). Il faut pour cela un espace qui achète des produits tout prêts; ailleurs, la ligne attend avec “Les produits achetés tout prêts ne sont pas activés pour cet espace.” Tout autre mot dans la cellule est signalé par un message qui rappelle les deux mots.

Sur un produit que vous avez déjà, la cellule vérifie, elle ne change jamais rien. Une ligne qui dit acheté pour un produit que vous fabriquez est signalée “Ce produit est fabriqué ici. Videz la cellule, ou écrivez “fabriqué”.“ et, dans l’autre sens, “Ce produit est acheté tout prêt. Videz la cellule, ou écrivez “acheté”.“ Videz la cellule, et la ligne rattache son format comme n’importe quelle autre.

Rattacher une recette existante

Une ligne dont le code correspond à l’une de vos recettes y rattache son format au lieu d’en créer une nouvelle. Sans code, un nom identique fait de même quand une seule recette porte ce nom. Quand plusieurs recettes le partagent, la ligne est signalée “Plusieurs recettes portent ce nom. Associez-la à la bonne.” et Associer à une recette vous laisse choisir; le même sélecteur remplace toute correspondance avec laquelle vous n’êtes pas d’accord.

Une recette porte au plus huit formats. Une ligne qui en ajouterait un neuvième est signalée “Cette recette a déjà 8 formats.”; une ligne décrivant un format que la recette a déjà est signalée “Cette recette a déjà ce format.”; une ligne sans format sur une recette qui a déjà son format par défaut est signalée “Ce produit existe déjà.” Aucune de ces lignes n’est importée tant que vous ne la changez pas.

Stock initial et coût unitaire

Le stock initial n’est enregistré que pour les formats créés par l’import: relancer le même fichier ne compte jamais le stock deux fois. Il entre comme un seul lot de stock initial sur le format, sans numéro de lot, à votre emplacement par défaut et daté du jour de l’import; la page du produit l’affiche avec ses autres lots. Avec un coût unitaire, le lot est valorisé et le coût unitaire du produit part de là; sans, la quantité est en stock sans valeur et la carte de coût dit ce qui manque, exactement comme un produit créé avant sa première fabrication. Un coût unitaire sans stock initial est ignoré: il n’y a rien à valoriser.

Un produit en rayon sur plusieurs lots, chacun avec son numéro, sa date limite et son emplacement, entre mieux par l’import de stock initial. Laissez ici le stock initial vide, puis faites entrer les lots une fois les produits créés.

Code-barres, SKU et variante

Un code-barres est vérifié sur sa longueur et sur sa clé de contrôle; un code faux signale la ligne avec la raison. Un SKU compte au plus 32 caractères, lettres non accentuées, chiffres, tirets, points, tirets bas et barres obliques, enregistré en majuscules, et doit être libre dans votre espace; “Ce SKU est déjà utilisé.” signale un code déjà pris, dans vos fiches ou plus haut dans le fichier. Une variante compte au plus 60 caractères et se compose après le nom de la recette partout où le produit s’affiche, comme décrit dans produits vendables.

Les packs ont leur propre fichier

Le fichier des produits laisse les packs de côté. Ils entrent par leur propre fichier, Packs dans le menu Importer de la page Produits, écrit comme celui que donne Exporter: une ligne par pack, ce qu’il contient dans une cellule (“12 × Sauce habanero fumée · 250 ml bocal”). Une ligne désigne un pack existant par son SKU, ou par son nom quand il n’est pas vendu, et ne met à jour que ce que vous cochez. Placez les cartons avant les caisses qui les contiennent. Voir exporter vos données.

Ce qu’une ligne ne fait pas

Elle n’écrit pas le contenu de la recette, n’attache pas de jeu d’emballage, ne fixe pas de prix, n’ajoute pas de prix fournisseur et n’enregistre pas de fabrication. Tout cela vit sur la page de la recette, la page du produit et les fabrications; les prix d’un fournisseur peuvent aussi entrer par l’import d’offres. Les produits comptent dans le quota de recettes de votre offre, un par produit créé par l’import, produits achetés compris: un envoi qui dépasserait la limite est refusé avant qu’aucune ligne ne soit écrite, et le message nomme la limite.