Lire le document

Le bon de livraison est dans votre main au moment de la réception. La facture arrive par e-mail huit jours plus tard. La confirmation est partie le jour de la commande. Chacun porte des chiffres que l’application attend, et les saisir deux fois est la part de la réception que personne n’apprécie.

Le lecteur prend un document et propose ce qu’il arrive à lire. Vous gardez ce que vous jugez juste.

Où le trouver

Sur toute commande fournisseur qui n’est ni un brouillon ni annulée, Lire le document se trouve à côté de Tout recevoir. Le bouton apparaît si votre offre inclut le lecteur et s’il reste des lectures ce mois-ci.

Le même bouton est en tête de la liste des commandes, et de nouveau en tête de la liste des ingrédients, pour un achat qui n’a jamais eu de commande: le passage au cash and carry, le marché, la boutique en ligne dont la facture arrive après le colis. Ce chemin a sa propre page, décrite plus bas.

La fenêtre prend l’une de deux choses: un e-mail collé dans la zone de texte, ou un fichier (PDF, JPEG, PNG ou WebP, jusqu’à 8 Mo). Sur un téléphone, le sélecteur de fichier propose l’appareil photo: une photo du bon sur le quai suffit. Choisir un fichier vide la zone de texte; taper repose le fichier.

La lecture se fait en arrière-plan. Le bouton affiche “Lecture…” quelques secondes, puis la fiche de relecture s’ouvre d’elle-même. Fermez la fiche pour regarder d’abord la commande si vous voulez: le bouton devient Revoir la lecture et la ramène, avec vos cases telles que vous les avez laissées, jusqu’à ce que vous confirmiez ou abandonniez.

Ce qu’il lit

Un document, quel qu’il soit. Une confirmation de commande porte une date, des prix confirmés et la référence du fournisseur. Un bon de livraison porte des quantités par ligne, des numéros de lot et des DLUO. Une facture porte des prix de ligne, des frais et des totaux. Un document mixte donne un brouillon mixte, et la fiche annonce en haut ce que le document s’est révélé être.

Un champ que le lecteur n’arrive pas à lire reste vide. Un vide n’est jamais un zéro: “je n’ai pas su lire” et “le document dit que rien n’est arrivé” sont deux faits différents, et seul le premier est fréquent sur la photo d’un bon froissé.

La fiche de relecture

Chaque ligne du document se place à côté de ce que dit la commande, sous deux en-têtes: Sur le document et Sur la commande. Chaque champ a sa case:

Champ	Sur la commande	La case
Quantité	ce que la ligne a reçu, et ce qui reste ouvert	Recevoir, avec à côté le chiffre qu’elle réceptionne
Numéro de lot, DLUO	la dernière réception de la ligne	Garder: écrit sur la réception
Prix	le montant propre à la commande pour la même quantité	Garder: le montant facturé pour la ligne, au centime
Date attendue, référence	ceux de la commande	Garder: les champs de la commande
Frais de livraison et autres	la carte Frais & livraison	Garder: les montants de la carte
Arrondi de la facture	la ligne d’arrondi de la carte	Garder: l’écart au total imprimé, en plus ou en moins
TVA sur le document	la ligne de TVA de la carte	Garder: le montant, les taux de sa répartition, et si les prix l’incluent

La quantité est le seul champ qui écrit du stock, alors sa case dit ce qu’elle fait. Le chiffre à côté de Recevoir est la réception que la ligne peut encore prendre, dans l’unité où la ligne a été commandée, et vous pouvez le changer. C’est le chiffre du document tant que la ligne a la place. Quand le document dit plus que ce que la ligne attend encore, le chiffre est le reste, et une note le dit: une facture pour toute la commande après une première livraison nomme ce qui a été commandé, pas une deuxième caisse. Une ligne reçue en entier ne reçoit rien, et la ligne le dit; n’y tapez un chiffre que s’il en est vraiment arrivé plus. Une confirmation de commande dit ce qui a été commandé, pas ce qui est arrivé: ses quantités sont affichées et laissées décochées.

Le prix est un montant, jamais un taux. La ligne montre ce que le document facture pour la quantité qu’il a chiffrée, à côté de ce que fait le montant propre à la commande pour cette même quantité, tous deux au centime, et dessous le prix unitaire que chacun donne, dans l’unité où vous dites la quantité. Le garder écrit le montant sur la ligne tel qu’imprimé; le prix unitaire de la ligne est ensuite de l’arithmétique sur ce montant. Un taux arrondi au gramme puis remultiplié n’est pas ce que vous avez payé: 16,94 € le kilo, c’est 0,0169 le gramme, et 0,0169 × 1000 fait 16,90 €. Quand le document n’imprime qu’un taux, le montant en est déduit et la ligne le dit.

Toute autre case est cochée partout où quelque chose a réellement été lu, à deux exceptions près. Une quantité que l’application n’a pas su convertir dans l’unité de la ligne démarre vide, et la ligne vous demande le chiffre dans cette unité: une conversion qu’elle ne sait pas faire, elle ne la devine pas. Et un chiffre que la commande porte déjà, le même prix ou le même lot sur la dernière réception, reste décoché, pour que le bouton Confirmer compte des changements.

Les lignes que le document porte et que la commande n’a pas vont sous Absent de cette commande, chacune proposant l’ingrédient qu’elle désigne le plus probablement, avec les autres possibilités dans une liste. Quand la commande a des lignes que le document n’a pas nommées, elles sont en tête de cette liste, sous Sur cette commande: choisissez-en une et la ligne remonte parmi les lignes reconnues, placée sur cette ligne par vous, avec Pas cette ligne pour revenir en arrière. L’unité à côté de la quantité est celle de l’ingrédient choisi; choisissez-en un tenu dans une autre unité et la case se vide pour que vous saisissiez le chiffre dans cette unité. Ces lignes sont décochées au départ: ajouter une ligne à une commande engage davantage que corriger une quantité sur une ligne déjà présente.

Les lignes de la commande que le document ne mentionne pas sont listées sous Non mentionné et laissées en l’état. Un bon de livraison pour la moitié d’une commande ne clôture pas l’autre moitié.

Consignes, remises, lignes de fidélité, arrondis et taxes atterrissent sous Non stocké, chacun portant ce que le lecteur en a fait (Consigne, Remise, Taxe…), avec deux sorties. Ajouter aux frais compte la ligne dans les autres frais de la commande: la ligne indique alors “Dans les frais”, le champ des frais nomme ce qui a été repris, et Laisser de côté la remet en bas. Ajouter comme consommable la fait monter parmi les lignes; décochez-la là et elle redescend. Une remise va elle aussi dans les frais, en dessous de zéro: la ligne Autres de la commande est signée exactement pour cela, si bien qu’une ristourne ou une ligne de fidélité ramène la commande à ce que vous avez payé au lieu de laisser un écart que rien ne peut combler. Une ligne de taxe est traitée avant: le lecteur met son montant dans TVA sur le document, une ligne proposée seulement quand il a trouvé une ligne de taxe, et déduit du total imprimé si les prix la contenaient. La ligne de taxe propose donc Compter comme TVA à la place d’Ajouter aux frais, ce qui remplit à nouveau cette ligne d’après les lignes de taxe si vous l’avez vidée ou changée. Comptée comme un frais, la TVA compterait deux fois. Voir la TVA sur ce que vous achetez.

En bas, le contrôle, sous forme de petit relevé: les lignes et les frais du document tels qu’ils ont été lus, la TVA quand elle est imprimée en plus des prix, ce qu’ils font, et le total imprimé. Il ne bouge pas avec vos cases. Il pose une seule question, celle de savoir si la lecture est juste: un écart signale en général une ligne mal lue, et le voir ici vaut mieux que le découvrir dans un rapport de dépenses un mois plus tard. Quand les chiffres s’écartent du total imprimé, l’écart est proposé sous les frais comme une ligne à part, Arrondi de la facture, en plus ou en moins, comme n’importe quel frais imprimé sur le document. Un ou deux centimes, c’est l’arrondi de la facture elle-même, ses lignes imprimées arrondies et son total calculé sur les chiffres non arrondis: cette ligne démarre gardée, et la commande fait ce que vous avez payé. Un écart plus grand est plus probablement une ligne mal lue: la ligne est là, décochée, à vous de décider. La carte Frais & livraison de la commande montre ensuite l’arrondi sur sa propre ligne, et sa fenêtre vous laisse en saisir un à la main.

Confirmer, ou abandonner

Confirmer applique exactement ce qui est coché, d’un seul coup: les réceptions datées du jour du document, les changements de prix, la date attendue, les frais. Rien n’est écrit avant ce clic. Si une ligne ne peut pas être appliquée, aucune ne l’est, et la fiche dit laquelle et pourquoi.

Abandonner laisse la commande en l’état. La lecture reste décomptée du mois: le modèle a lu le document dans les deux cas.

Le document est classé dans les Pièces jointes de la commande, nommé d’après ce qu’il s’est révélé être (“Delivery note 2026-06-12.jpg”) et marqué comme déposé par BatchDash. L’en-tête de la commande indique ensuite “Lu depuis Delivery note 2026-06-12.jpg le 12/06/2026”.

Un achat sans commande

La moitié des achats d’un petit atelier commencent par un sac sur l’établi plutôt que par une commande à l’écran. Lire le document, en tête de la liste des commandes ou des ingrédients, prend le ticket ou la facture et construit la fiche après coup.

La lecture s’ouvre sur sa propre page, en trois parties:

• Fournisseur et date. Le fournisseur reconnu parmi les vôtres d’après son nom, avec les suivants proposés en un clic et le nom imprimé prêt à devenir un nouveau fournisseur si c’en est un. Puis la date d’achat lue sur le document, le numéro de ticket ou de facture, et les frais de livraison et autres que le document imprime. Dessous, TVA sur le document: le montant de la ligne de taxe, les taux que facture le document, et si les prix l’incluent. Quand la page imprime un taux par ligne, le lecteur les prend aussi: le taux que porte l’essentiel de la marchandise devient celui du document, et une ligne à un autre taux transmet le sien à la ligne qu’elle crée.
• Ce qui a été acheté. Une ligne par article, chacune proposant l’ingrédient qu’elle nomme, la quantité dans l’unité de cet ingrédient, et l’argent: le Total payé de la ligne tel que le document l’imprime, avec le prix unitaire calculé dessous. Ici les lignes démarrent gardées, contrairement à la fiche posée sur une commande: sur un ticket, chaque ligne est une ligne de l’achat, et c’est en retirer une qui est l’acte délibéré. Les lignes non stockées restent en bas, comme sur une commande, avec les mêmes Ajouter aux frais et Ajouter comme consommable.
• Le total. Un relevé de ce que vous gardez: lignes, frais, la TVA quand elle s’ajoute aux prix, ce que fait la commande, et le total imprimé, avec l’écart quand une ligne ou une consigne est laissée de côté.

Créer la commande fabrique une commande fournisseur reçue pour ce fournisseur: une ligne par ligne gardée, chacune reçue par le chemin habituel, à la date de l’achat. Le stock entre donc, les frais se répartissent dans le coût rendu, et chaque ligne laisse le relevé de prix que lit le moteur d’achat. Les nouveaux ingrédients sont créés avec le nom que vous avez donné, l’unité dans laquelle la ligne a atterri, et rien d’autre. Le document est classé dans les Pièces jointes de la nouvelle commande, et vous arrivez sur la commande.

Une commande faite ainsi occupe une place comme toute autre: le bouton est donc désactivé au plafond de votre offre, comme l’est Nouvelle commande. Créer un fournisseur depuis cette page demande la permission fournisseurs, et créer un ingrédient la permission inventaire; la page le dit sur la ligne plutôt qu’après le clic.

Abandonner ne crée rien, et le document part avec la lecture: rien d’autre ne le retenait. Une lecture que personne ne reprend est supprimée au bout d’une semaine, avec son fichier.

Partez et l’en-tête de la liste vous y ramène: le bouton affiche Lecture… tant que le lecteur travaille et Revoir la lecture tant qu’une lecture attend votre décision, et l’ouvre, même une fois les lectures du mois épuisées. Un refus à la confirmation s’affiche sous le champ concerné, la case fournisseur, la date ou la ligne, pas au bas de la page.

Le lecteur apprend les libellés de votre fournisseur

Un fournisseur imprime “MADAME JEANETTE GEEL”; vous appelez cela Habanero. Quand vous corrigez une correspondance sur une de ces lignes, ou que vous créez l’ingrédient depuis elle, ce libellé imprimé est mémorisé sur cet ingrédient pour ce fournisseur. La réception suivante de la même enseigne est reconnue toute seule, et la ligne indique “reconnu par le libellé du fournisseur”.

Rien n’est appris d’une ligne que le lecteur avait déjà juste, et rien du tout d’une lecture abandonnée. Un consommable n’apprend rien non plus: il enregistre la dépense et ne garde pas d’historique de prix, donc il n’y a aucun relevé sur lequel mémoriser le libellé.

Comment la reconnaissance fonctionne

Quatre règles, de la plus sûre à la moins sûre, en s’arrêtant à la première qui répond:

1. Les lignes de la commande. Vous avez déjà dit attendre cela de ce fournisseur, et le document est ce fournisseur qui répond.
2. Le libellé du fournisseur: une référence saisie sur une de ses offres, ou une ligne imprimée mémorisée lors d’un achat que vous avez corrigé. Quelqu’un a un jour associé cette chaîne à cet ingrédient.
3. Le nom de l’ingrédient, sans tenir compte de la casse ni des accents.
4. Une correspondance approximative sur les mots, avec les suivantes proposées à côté.

Chaque correspondance porte son degré de certitude, dans ses propres mots: “reconnu par le libellé du fournisseur” n’est pas la même affirmation que “correspondance approximative, à vérifier”, et la fiche ne présente jamais les deux de la même façon. Une correspondance reste une proposition jusqu’à votre confirmation.

Ce que cela coûte, et ce qui part

Chaque lecture consomme une unité de l’allocation mensuelle de lectures de votre offre, distincte des requêtes IA que se partagent l’import de recette et l’enrichissement d’ingrédient. Une lecture qui ne trouve rien de lisible est quand même décomptée: le modèle a lu le document. Une lecture qui échoue avant la réponse du modèle ne l’est pas.

Le document part chez le fournisseur d’IA pour être lu et n’y est pas conservé. La copie enregistrée reste dans votre stockage privé, comptée sur votre quota de stockage comme toute autre pièce jointe.

Un document se lit dans une seule devise. Face à une commande, un document imprimé dans la devise de la commande garde ses montants, et celui qui en annonce une autre voit tous ses montants laissés vides, avec une note qui nomme les deux codes: un chiffre rangé sous la mauvaise devise est pire qu’une case vide. Sans commande derrière, les montants sont gardés dans la devise imprimée sur le document, et la commande qui en naît est écrite dans cette devise quand votre formule inclut les achats dans d’autres devises. Sinon, le document doit être dans votre devise de base.

Un achat dans une autre devise est réceptionné dès que vous le confirmez: la page demande donc à quoi il est comptabilisé, comme la carte Comptabilisé à d’une commande. Le taux de référence de la date d’achat, un taux que vous saisissez, ou le montant prélevé par votre banque. Une facture datée d’avant la publication de tout taux n’a pas de taux de référence, et la page le dit avant la confirmation: saisissez le taux ou le montant réglé.

Ce qu’il ne fera pas

Le comptage sur le quai fait foi. Cette phrase est au pied de la fiche à dessein: un document dit ce qu’un fournisseur affirme avoir livré, et le lecteur sert à saisir plus vite, pas à remplacer un regard dans la caisse.

Le lecteur ne crée jamais non plus de matériel. Une pièce d’équipement est un bien immobilisé avec sa propre fiche, et une ligne sur un ticket de caisse ne suffit pas à la créer.

Ce module fait partie des offres supérieures.