Réceptionner une commande

La réception, c’est le moment où une commande cesse d’être une promesse et devient du stock. Vous pouvez la faire en un clic, ou caisse par caisse à mesure que les cartons arrivent.

Tout recevoir, ou ligne par ligne

Sur la page de la commande:

• Tout recevoir enregistre le reste ouvert de chaque ligne d’un coup. Le bouton apparaît une fois la commande marquée comme commandée: un brouillon n’a encore rien en route.
• Chaque ligne ouverte a aussi son bouton Recevoir, pour la caisse arrivée pendant que le reste est encore sur un camion.

Tout recevoir demande confirmation avant d’enregistrer quoi que ce soit, et la question porte les chiffres: combien de lignes ouvertes seront reçues en totalité, et où elles arrivent. Le geste écrit du stock et déplace le coût moyen, il vaut une seconde de lecture.

Avec plusieurs emplacements, une commande porte un Livrer à; Tout recevoir y fait arriver toutes les lignes, et la fenêtre de ligne laisse une caisse partir directement en chambre froide.

Ou confiez le document: Lire le document prend le bon de livraison, la facture ou une photo de l’un des deux, et propose quantités, numéros de lot et DLUO ligne par ligne. Vous gardez ce que vous jugez juste.

Sur un téléphone, les lignes deviennent des cartes, et chaque ligne ouverte porte Recevoir en bouton pleine largeur. Le tableau large l’aurait mis derrière un défilement horizontal, ce qui ne se fait pas à quelqu’un qui tient une caisse. La fenêtre monte depuis le bas et reste au-dessus du clavier.

La fenêtre de réception

Quantité reçue est préremplie avec ce qui reste ouvert sur la ligne, dans l’unité où la ligne a été saisie. Recevoir la valeur proposée, c’est le geste en un clic; le champ existe pour le jour où le carton est incomplet.

• Recevoir moins laisse le reste ouvert. La ligne demeure sur la commande, la commande reste en Partiel, et la réception suivante préremplit ce qu’il manque.
• Recevoir plus est permis. Un fournisseur qui complète une caisse, ça arrive: la fenêtre le signale et l’enregistre, et la ligne indique le dépassement.
• Une ligne d’équipement n’accepte que des nombres entiers, chacun créant une unité possédée.

En dessous: le jour d’arrivée (aujourd’hui, sauf si vous l’enregistrez en retard), le numéro de lot lu sur l’étiquette, une DLUO, et l’emplacement d’arrivée. Le lot et la DLUO restent corrigeables ensuite par l’action Corriger de la livraison; la quantité et le coût passent plutôt par une annulation.

La facture indique un autre prix. Ce lien ouvre un champ, prérempli avec le prix de la ligne. Un prix changé réécrit toute la ligne avant que cette réception soit valorisée, et la ligne porte alors la note “Prix changé à la réception: 1,00 € → 1,20 €.” Les réceptions déjà enregistrées gardent leur prix, et la note le dit.

Comment se lit la ligne

La cellule de quantité devient un état d’avancement dès qu’une partie est arrivée: “12 sur 20 kg”. Le statut affiche Reçu en partie jusqu’à ce que la quantité ouverte tombe à zéro, puis Reçu. Une ligne avec plusieurs réceptions en affiche le nombre sous le statut, et la colonne lot liste un lot par réception.

L’argent dit la même chose. Le total d’une ligne est ce pour quoi la ligne existe, puisque le reste est encore attendu et sera payé; en dessous, tant qu’une partie manque, se lit ce qui est réellement arrivé: “40,00 €” avec “reçu: 8,00 €” en dessous. Une fois la ligne terminée les deux chiffres se confondent et un seul reste. Les totaux sous le tableau portent la même note pour la commande entière.

Clôturer le reste

Certains restes n’arriveront jamais. Clôturer le reste, dans le menu ⋮ de la ligne, l’enregistre: la fenêtre annonce la quantité qu’elle clôture et accepte un motif (“Hors saison jusqu’en mars”). La ligne se lit alors “12 sur 20 kg · 8 kg clôturé en manque”, la quantité ouverte est nulle, et la commande peut passer en Reçue honnêtement plutôt que rester indéfiniment en Partiel.

Rouvrir le reste annule ce geste et rend la quantité, avec le total d’origine de la ligne restitué au centime.

Quand c’est toute la livraison qui est incomplète, le menu ⋮ de la commande a son propre Clôturer le reste: chaque ligne qui doit encore quelque chose se clôture d’un coup, sous un seul motif, et la commande passe en Reçue. Préférez-le au passage ligne par ligne. Chaque ligne clôturée séparément redistribue les frais de la commande et revalorise toutes les livraisons enregistrées: cinq lignes donnaient cinq lignes de correction dans le journal de l’ingrédient pour une seule décision. Clôturer la commande ne le fait qu’une fois.

Ce n’est pas une annulation. Annuler, c’est renoncer à une commande, et cela reste enregistré comme votre geste; clôturer le reste enregistre que le fournisseur n’a pas tout livré. La commande ne le propose qu’une fois qu’une partie de la livraison est arrivée: sans rien de reçu, renoncer est une annulation.

La quantité clôturée est ce que la fiche de suivi d’un fournisseur compte comme livraison incomplète.

Ce que fait la réception d’une ligne

Pour une ligne d’ingrédient ou d’emballage, trois choses se produisent:

1. Un mouvement de livraison est écrit dans le journal de stock, daté du jour d’arrivée de la marchandise: la quantité est disponible immédiatement. Voir stock, livraisons et pertes. Recevoir 12 kg puis 8 kg laisse deux livraisons, ce qui est bien ce qui s’est passé.
2. Le coût moyen pondéré de l’ingrédient est mis à jour avec le coût effectif de la ligne, frais compris. Voir frais et coût rendu.
3. À la première réception de la ligne, le prix est relevé comme offre fournisseur marquée “d’une livraison”: votre historique des prix se construit au fil de vos achats. Les réceptions suivantes ajoutent du stock sans créer une deuxième ligne de prix: un prix a été convenu, un prix est enregistré. Une facture qui dit autre chose est un vrai nouveau prix, et en crée bien une.

Les lignes d’équipement suivent un autre chemin: chaque pièce reçue rejoint votre matériel comme unité possédée, à son coût rendu, datée du jour d’arrivée.

Les frais suivent ce qui a été acheté

Les frais d’une commande se répartissent sur ses lignes au prorata de leur valeur payée, et chaque unité porte la part de sa ligne divisée par ce que la ligne a réellement acheté: la quantité commandée tant que la ligne est ouverte, la quantité arrivée dès qu’elle est clôturée en manque ou dépassée.

La colonne Coût effectif est donc provisoire tant que quelque chose est ouvert: elle divise par ce qui a été commandé, c’est-à-dire le coût que vous paierez si le reste arrive. Le ⓘ à côté de l’en-tête le dit. Clôturer le reste le fixe sur ce qui est vraiment venu.

Dès que cette base bouge, toutes les livraisons déjà enregistrées sur la commande sont revalorisées, le coût moyen est recalculé, et une ligne apparaît sous la livraison dans le journal de l’ingrédient: “Coût recalculé 1,20 € → 1,27 €: frais répartis à nouveau après la clôture en manque de la ligne.”

Cela se produit quand une ligne est clôturée ou rouverte, quand une réception est annulée, quand une ligne arrive en dépassement, quand une ligne est reprisée à la réception, quand une ligne est ajoutée à une commande qui a déjà des livraisons ou en est retirée, et quand vous modifiez les frais après l’arrivée de la marchandise. Ce dernier cas est le plus courant: la facture qui porte les vrais frais de port arrive en général après les caisses, et c’est exactement pour cela que les frais restent modifiables sur une commande reçue.

Annuler une réception

L’annulation porte sur une réception, pas sur la ligne entière. Annuler une réception, dans le menu ⋮ de la ligne, liste ce qui est arrivé, et chaque ligne propose les deux mêmes choix:

• Garder la livraison, la détacher: le mouvement reste dans le registre; seul le lien avec cette commande est retiré. Utile quand la marchandise est bien arrivée mais relève d’un autre enregistrement.
• Annuler cette réception: le mouvement est supprimé et le coût moyen recalculé, comme si cette livraison n’avait pas eu lieu.

Dans les deux cas, la quantité se rouvre sur la ligne et le statut de la commande recule avec elle. Une ligne reçue en une fois se comporte exactement comme avant: une réception dans la liste, les deux mêmes choix.

Sur une ligne que vous avez clôturée en manque, l’annulation attend derrière Rouvrir le reste. La clôture était une décision sur ce qui restait ouvert après cette arrivée; retirer l’arrivée d’abord laisserait une ligne clôturée qui doit encore quelque chose dont personne n’a décidé. Rouvrez, annulez, puis clôturez à nouveau.

Renoncer à toute la commande est un autre geste: Annuler la commande clôture ce qui reste ouvert et laisse chaque livraison, et son stock, intacts. Voir commandes d’achat.

Ce qui diffère de la commande

Quand une ligne est arrivée en manque, en dépassement, ou a été reprisée à la réception, l’en-tête de la commande gagne une ligne discrète: “Manque sur 2 lignes · en plus sur 1 · facture différente de 12,40 €.” Une commande où tout correspond ne dit rien.