Inventaires

Un inventaire, c’est l’étagère comptée. Vous choisissez quoi compter, vous parcourez la réserve avec votre téléphone et vous tapez ce que vous voyez. La revue montre où l’étagère et le registre ne sont pas d’accord, et une seule action enregistre les corrections comme ajustements Écart d’inventaire en gardant la session comme preuve de qui a compté quoi, et quand.

Quand compter

Comptez quand le chiffre à l’écran n’est plus cru, avant un audit, en fin de trimestre, ou à un rythme: la fenêtre de nouvel inventaire peut limiter une session aux articles que personne n’a comptés depuis 90 jours, si bien qu’un petit comptage chaque semaine fait le tour de l’étagère en quelques mois, sans planning.

Lancer un inventaire

Ouvrez Inventaires sous Stock et cliquez sur Nouvel inventaire.

1. Choisissez un périmètre: tout le stock, les ingrédients, les emballages, les produits, les composants fabriqués, un ou plusieurs emplacements, ou une catégorie d’ingrédients. Un périmètre par emplacement compte des étagères: le théorique de chaque ligne est ce que cette étagère contient, et la revue sait reconnaître le stock qui a changé de pièce. Voir compter une étagère.
2. Réduisez-le si besoin: Seulement le stock bas (ingrédients et emballages, les types qui portent un seuil de réappro) ou Seulement les articles non comptés depuis N jours. Les articles jamais comptés sont toujours inclus.
3. Activez Comptage à l’aveugle pour masquer les quantités théoriques sur la feuille: chacun note ce qu’il voit au lieu de confirmer un chiffre. La revue compare quand même au théorique. Ce choix est définitif une fois l’inventaire créé.
4. Ajoutez une note si elle aide (“Inventaire avant audit”), puis Commencer le comptage.

La fenêtre vous dit combien d’articles le périmètre couvre avant de commencer, et nomme tout inventaire en cours qui en couvre déjà une partie. Deux personnes qui comptent deux pièces peuvent mener deux sessions en même temps, et deux sessions par emplacement sur des étagères différentes du même article ne se gênent pas; la limite est de 500 lignes par inventaire, donc une grande réserve se compte en quelques sessions ciblées plutôt qu’en une seule que personne ne termine.

Compter sur votre téléphone

La page de la session est la feuille de comptage. Les lignes sont groupées par type et par catégorie; chacune montre l’article, sa quantité théorique (sauf comptage à l’aveugle) et une case pour ce que vous avez compté, dans l’unité de l’article.

• Tapez le chiffre et appuyez sur Entrée ou touchez ailleurs: la ligne s’enregistre seule et le curseur passe à la ligne suivante à compter. Aucun bouton Enregistrer à oublier.
• Passez une ligne que vous ne comptez pas aujourd’hui. Signalez une ligne où quelque chose cloche, avec une note; la revue vous posera la question.
• Plusieurs personnes peuvent compter la même session en même temps. Chaque ligne retient qui l’a comptée en dernier; Actualiser affiche les lignes remplies par les autres.
• Si une livraison, une fabrication ou une vente fait bouger le théorique d’un article après votre comptage, la ligne porte la mention Le stock théorique a bougé depuis le comptage. La revue demande si votre comptage tient toujours.

Le stock fabriqué se compte par lot: un produit ou un composant affiche une ligne par lot présent sur l’étagère, avec son code et sa date de péremption, plus une ligne Sans lot pour les unités dont le lot n’est pas listé. Un lot encore retenu en attente de son contrôle produit fini peut être compté en moins (des unités cassées ou disparues) mais pas en plus: trouver plus d’unités que le lot n’en a enregistré signifie que la fiche du lot est fausse, et c’est depuis la fabrication qu’on la corrige.

Revoir et enregistrer

Passer les écarts en revue ne liste que ce qui compte: les lignes dont le comptage diffère du théorique, et celles que quelqu’un a signalées. Pour chacune vous voyez le comptage, le théorique, l’écart et, si vous avez accès aux coûts, sa valeur au coût unitaire courant de l’article.

Accepter une ligne garde le comptage. Recompter la renvoie sur la feuille, non comptée. Une ligne dont le théorique a bougé demande l’un des deux avant que quoi que ce soit puisse être enregistré.

Enregistrer les ajustements dit exactement ce qui va se passer: un ajustement par écart, chacun mettant le niveau de l’article à votre comptage, enregistré avec le motif Écart d’inventaire et un lien vers l’inventaire. Les lignes qui correspondent au théorique n’enregistrent rien mais comptent quand même comme comptées. Les lignes passées ne changent rien. L’action est irréversible: comme toute écriture du registre, un mauvais comptage se corrige par un autre comptage ou un ajustement motivé, jamais en modifiant l’historique.

La session est ensuite scellée et en lecture seule. Sa page montre chaque ligne avec le théorique du moment, le comptage, l’écart et qui a compté; Exporter remet le même tableau à un auditeur. Sur la page de chaque article, l’ajustement apparaît dans le registre avec le motif Écart d’inventaire et Inventaire ST-000001 comme source, et l’en-tête gagne une date de Dernier comptage qui renvoie à la session.

Inventaire ou correction en ligne?

Le crayon à côté du stock d’un ingrédient, et le type Correction d’inventaire sur un produit, corrigent un chiffre que vous avez sous la main. Un inventaire sert à compter l’étagère: beaucoup d’articles, une revue, une preuve. Utilisez celui qui correspond à ce que vous faites; les deux écrivent des lignes de registre honnêtes.