Importer le stock initial

Vous arrivez avec des étagères déjà pleines: des bocaux des fabrications du mois dernier, un sac d’habaneros entamé, des étiquettes dans la réserve, chaque lot avec son numéro et sa date limite. L’import de stock initial fait entrer ces étagères telles qu’elles sont, une ligne par lot, et crée les articles qu’il nomme et que vous n’avez pas encore. C’est un fichier par type d’article: Stock initial dans le menu Importer de la page Ingrédients fait entrer des ingrédients, la même entrée sur la page Emballages des emballages, et sur la page Produits des produits. La page des imports liste les trois sous Ce qui est en rayon. Un fichier n’enregistre et ne crée que des articles de son type: un état de stock de produits ne touche jamais un ingrédient. Le dépôt du fichier, la correspondance des colonnes et la vérification ligne par ligne sont communs à tous les imports; le déroulé est décrit dans Imports CSV.

Colonnes

Champ	Requis	Ce qu’il contient
Article	Oui	L’ingrédient, l’emballage ou le produit, par son nom, ou un produit par son SKU
Quantité	Oui	Ce qu’il reste de ce lot en rayon
Coût unitaire	Non	Ce qu’a coûté une unité de ce lot, dans l’unité de la ligne
Unité	Non	L’unité de la quantité, si ce n’est pas celle de l’article. Un nouvel article en demande une
Date de péremption	Non	La DLUO, la DDM ou la DLC du lot
Lot	Non	Le numéro inscrit sur le lot, 100 caractères au plus
Emplacement	Non	L’endroit où se trouve le lot, par le nom ou le code de l’un de vos emplacements
En stock depuis	Non	Le jour depuis lequel le lot est en rayon; vide, c’est aujourd’hui
Devise	Non	Lue seulement pour refuser un coût dans une autre devise que la vôtre
Fabriqué ou acheté	Non	Fichiers de produits seulement, pour un nouveau produit: fabriqué (par défaut) ou acheté tout prêt

Un état de stock sorti d’un autre outil s’associe en général tout seul. “Désignation”, “N° de lot”, “DLUO”, “PMP” et “Emplacement” trouvent leur champ, tout comme les en-têtes anglais (“Item name”, “Batch number”, “In stock”, “Average cost”). Une colonne appelée simplement “Coût” ou “Prix” n’est jamais prise pour le coût unitaire: ce peut être un total ou un prix de vente. Associez-la à la main si c’est bien le coût d’une unité. Télécharger un modèle vous donne les en-têtes prêts à remplir.

L’article d’une ligne

Chaque ligne cherche son article parmi le type du fichier, dans cet ordre:

1. Ce que vous avez choisi sur la ligne (Associer à un ingrédient, Associer à un produit) l’emporte.
2. Dans un fichier de produits, le produit dont le SKU est la cellule.
3. Le nom. Un produit peut s’écrire comme sa page le nomme, avec ou sans son format: “Sauce habanero fumée · 250 ml bocal”.

Une seule correspondance, et c’est l’article. Quand deux produits portent ce nom (deux formats d’une même recette), la ligne attend avec “Plusieurs articles portent ce nom. Associez-le au bon.” Choisissez l’article depuis le panneau Corriger de la ligne, puis enregistrez.

Le fichier d’ingrédients demande le droit de gérer le stock, celui d’emballages le module Emballages et le droit de gérer les emballages, celui de produits le module Stock vendable et le droit de gérer les produits. Deux sortes d’articles ne prennent jamais de stock: un ingrédient illimité, et une fourniture d’expédition.

Les articles que vous n’avez pas encore

Quand rien du type du fichier ne porte ce nom, importer la ligne crée l’article et y enregistre son stock. La ligne le dit avant, “Nouvel ingrédient. L’import le crée.”, pour que vous vérifiiez chacun avant que rien ne soit écrit.

Un nom qui appartient à autre chose ne devient jamais un second article. La ligne attend et dit pourquoi:

• c’est l’un de vos articles d’un autre type: “C’est l’un de vos produits. Son stock entre avec un fichier de stock de produits.”
• c’est un article archivé: “Un article archivé porte ce nom. Restaurez-le pour faire entrer son stock.”
• dans un fichier de produits, c’est une recette qui n’est pas encore un produit: “Une recette porte ce nom et n’est pas encore un produit. Faites-en un avec Nouveau produit, puis faites entrer son stock.”

Un nouvel article a besoin de son unité, et il est tenu dans celle-ci:

• Un ingrédient ou un emballage prend une unité que BatchDash connaît: kg, L, g, ml, ou pcs pour tout ce qui se compte, tenu en unités. Une unité inconnue est signalée “Aucune unité ne porte ce nom.”
• Un produit compté avec un mot se compte avec ce mot, qui devient aussi son format: 24 “bocaux” crée un produit compté en bocaux. Un produit tenu au kilo ou au litre est tenu dans cette unité.
• Un nouveau produit est fabriqué chez vous, avec une recette vide que vous écrirez le moment venu. D’ici là, il attend sa recette: il se vend, se déplace et se compte, et ses fabrications démarrent au premier ingrédient de la recette. Écrivez “acheté” dans la colonne Fabriqué ou acheté pour un produit que vous achetez tout prêt: il demande les produits achetés activés, et se compte comme il arrive, au bocal ou au carton, jamais au poids.

Écrivez chaque nom tel qu’il est dans BatchDash. Un nom écrit autrement (“Beurre de karité brut” pour “Beurre de karité”) crée un second article; sa ligne dit “Nouvel ingrédient”, et Corriger l’associe à celui que vous avez. Les lignes qui suivent la première à nommer un nouvel article s’y rattachent: un fichier avec trois lots d’une nouvelle huile crée une seule huile. Un article créé par erreur se supprime avec le stock que le fichier lui a donné: archivez-le, puis Supprimer définitivement, qui redemande avant que son historique de stock ne parte.

Les nouveaux ingrédients et les nouveaux produits comptent dans votre offre comme les autres. Quand le fichier dépasserait la limite, rien n’est importé et le message donne la limite.

Quantités et unités

La quantité est enregistrée dans l’unité de l’article. Pour un ingrédient, la colonne Unité passe par les conversions habituelles et par les équivalences de l’ingrédient: 12 kg d’un ingrédient tenu en grammes donnent 12 000 g. Un ingrédient compté doit tomber sur des pièces entières, ou sur la plus petite quantité en laquelle il se divise; une ligne qui tombe entre deux est signalée “Cet article vient en pièces fixes, et la ligne tombe entre deux.”

Un produit se compte dans sa propre unité. Laissez la colonne Unité vide, ou écrivez cette unité ou son pluriel: “bocal” ou “bocaux” pour un produit compté en bocaux, “jar” ou “jars” dans un fichier en anglais, ou le pluriel que votre espace a donné au mot dans les réglages. “pcs”, “unités” ou “u” comptent un de ce en quoi l’article se compte, pour un produit comme pour un ingrédient tenu en unités. Autre chose est signalé “Un produit se compte dans sa propre unité. Laissez l’unité vide ou utilisez celle-là.”

Numéros de lot, dates limites et dates d’entrée

Chaque ligne est un lot. Le numéro de lot et la date de péremption sont posés sur le lot tels qu’écrits: la fiche de l’article les affiche, et la traçabilité les retrouve.

En stock depuis est le jour où le lot est arrivé en rayon. Vide, c’est aujourd’hui. Une date passée prend sa place dans l’historique de l’article, et le coût moyen est recalculé à partir de ce jour. Une date future est refusée: “La date d’entrée en stock ne peut pas être dans le futur.” Écrivez les dates en 2026-07-16, ou jour d’abord en 16/07/2026.

Le même numéro à deux endroits, ce sont deux lots, tous deux gardés: un lot partagé entre la réserve et la chambre froide tient sur deux lignes. La même ligne deux fois dans un fichier, même article, même numéro, même emplacement, est signalée comme doublon.

Un numéro de lot déjà porté par un lot ouvert du même produit reçoit un avertissement: “Ce produit a déjà un lot ouvert sous ce numéro. L’import en ajoute un second.” Importer la ligne fait exactement cela. C’est juste quand deux lots partagent vraiment un numéro; c’est une erreur à corriger quand la ligne décrit le lot que vous avez déjà.

Emplacements

Avec plusieurs emplacements, la cellule Emplacement dit où se trouve le lot, par le nom de l’emplacement ou par son code; une cellule vide, c’est votre emplacement par défaut. Un import n’ajoute jamais d’emplacement. Quand le fichier nomme des emplacements que vous n’avez pas (“Cellier” pour votre “Cave”, un code de l’ancien outil), une carte Emplacements de ce fichier apparaît sous la correspondance des colonnes, une ligne par nom avec le nombre de lignes qui le donnent: choisissez une fois lequel de vos emplacements chacun désigne, et toutes les lignes de ce nom suivent. D’ici là, ces lignes attendent avec “Aucun emplacement ne porte ce nom. Choisissez lequel des vôtres il désigne sous Emplacements de ce fichier.” Un emplacement archivé ne prend pas de stock tant que vous ne l’avez pas restauré.

Un espace qui garde son stock en un seul endroit ne lit pas la colonne. La ligne s’importe, avec “Votre espace garde son stock en un seul endroit: l’emplacement est ignoré.”

Le coût

Le coût unitaire s’entend dans l’unité de la ligne: une ligne de 12 kg à 8,40 veut dire 8,40 le kilo, enregistré au gramme pour un ingrédient tenu en grammes. Il amorce le coût moyen pondéré comme le ferait une livraison chiffrée.

Laissez la cellule vide si vous ne connaissez pas le coût. Le lot entre sans coût et reste signalé jusqu’à ce qu’il en ait un. Il n’entre jamais à zéro, ce qui tirerait tous les coûts moyens vers le bas. Tapez 0 seulement pour du stock qui n’a vraiment rien coûté.

Le coût est dans votre devise de base. Une cellule Devise qui en nomme une autre refuse la ligne: “Prix dans une autre devise que votre devise de base. Convertissez le prix, ou videz la devise.”

Réimporter le même état de stock

Une ligne déjà enregistrée comme stock initial, même article, même numéro de lot, même emplacement, est ignorée avec “Déjà enregistré comme stock initial. Pour le modifier, faites un comptage de l’article.” Un fichier importé deux fois n’enregistre tout qu’une fois: un état de stock découpé en plusieurs passes se relance sans risque. Pour corriger une quantité après coup, comptez l’article.

Ce qu’une ligne enregistre

Chaque ligne importée devient une entrée Stock initial dans l’historique de stock de l’article, et un lot avec son numéro, sa date limite et son emplacement sur la fiche de l’article. Aucune fiche de lot ni aucune livraison ne se trouve derrière, et la traçabilité le dit.

Sur la page des imports, le stock initial passe avant les ventes passées: une vente passée puise dans le stock en rayon, quelle que soit sa date. Faites entrer les étagères d’abord, les ventes ensuite.