Exporter vos données

Vos données sont à vous. Chaque grande liste a un bouton d’export qui vous remet un CSV de ce que la liste montre, et Gérer l’organisation a un bouton qui assemble toutes les listes dans un seul zip. Les exports de liste viennent avec les imports CSV; l’export complet fonctionne sur toutes les offres, état gratuit limité compris.

Exporter depuis une liste

Exporter se trouve dans l’en-tête de page, à côté d’Importer, sur Ingrédients, Clients, Commandes clients, Fabrications, Fournisseurs et Bons de commande. Produits et Recettes vous remettent deux fichiers chacun, alors leur bouton ouvre un court menu: Produits et Mouvements de stock, Recettes et Lignes de recette. Chaque page de rapport porte le même bouton pour les chiffres qu’elle affiche.

Le fichier contient toute la liste filtrée, toutes pages confondues: la recherche en cours, les pastilles et la catégorie ou le lieu choisis réduisent le fichier exactement comme ils réduisent l’écran. La liste des fabrications montre les fabrications actives par défaut, et son fichier aussi; choisissez la pastille Terminée pour exporter celles qui sont finies.

Sur la page d’un produit, la carte d’activité de stock porte son propre Exporter: les mouvements de ce produit, tous.

L’argent ne sort jamais sans permission. Une colonne qui porte un coût ou un prix (coûts unitaires, valeurs de stock, prix de vente, coûts prévus et réels des fabrications, totaux de commandes) est entièrement omise pour un membre dont le rôle ne voit pas les coûts. Absente, jamais vide, pour qu’un fichier réimporté ne lise jamais une cellule vide comme “ceci ne coûte rien”.

Les fichiers qui se réimportent

Là où un import existe, les en-têtes de l’export sont les noms de champs de cet import, et le fichier revient avec ses colonnes associées toutes seules. Exportez depuis une organisation, importez dans une autre: les colonnes se retrouvent.

Fichier	Se réimporte par	Ignoré au passage
ingredients.csv	Ingrédients	on_order, available, stock_value
products.csv	Produits	display_name, status, held, unit_cost_source, average_sale_price, margin
customers.csv	Clients	other_addresses, wholesale, status
purchase-order-lines.csv	Livraisons, lignes reçues seulement	les colonnes de la commande; note devient la note de la livraison
vendor-offers.csv (dans l’export complet)	Offres fournisseurs	updated_at, et currency sauf si votre formule inclut les achats dans d’autres devises

Deux précautions. Un fichier de bons de commande liste toutes les lignes, reçues ou non; supprimez celles sans date de réception avant de les importer comme livraisons, sinon vous enregistrez du stock jamais arrivé. Et une colonne on_hand se réimporte comme stock initial: réimporter un fichier de produits dans la même organisation signale chaque ligne (“Ce produit existe déjà.”) plutôt que de doubler quoi que ce soit.

Les fichiers et leurs colonnes

Chaque fichier a une ligne d’en-tête. Les dates sont en AAAA-MM-JJ, les heures en UTC, les nombres avec un point décimal, et un texte qui commence comme une formule de tableur est précédé d’une apostrophe pour s’ouvrir comme du texte. Les colonnes marquées d’une étoile sont les colonnes d’argent décrites plus haut.

• ingredients.csv: name, unit, density, piece_weight, piece_weight_unit, divides_into, variant_of, variant, made_from, gives_per_100, gives_low, gives_high, operation, setup_minutes, minutes_per_unit, interchangeable, sourcing, category, stock_qty, on_order, available, unit_cost*, stock_value* (une colonne location s’ajoute sous un filtre de lieu; les onze colonnes de variante sont vides sur un ingrédient simple et sont décrites dans importer des ingrédients)
• transformations.csv (dans l’export complet): reference, date, source, source_quantity, source_unit, source_lots, derived, obtained, obtained_unit, minutes, operator, location, lot_code, expiry_date, unit_cost*, labor_cost*, undone_at, notes, une ligne par transformation enregistrée, de la plus ancienne à la plus récente; les codes de lot nommés tiennent dans une cellule, séparés par “ | “, et une transformation annulée garde sa ligne avec le moment de l’annulation
• weighings.csv (dans l’export complet): date, ingredient, made_from, source, reference, pieces, as_bought_g, obtained_g, minutes, estimated, note, une ligne par pesée, de la plus ancienne à la plus récente; ingredient est la variante que la pesée renseigne et made_from ce qui est passé sur la balance, les deux poids en grammes quelle que soit l’unité
• products.csv: name, code, format, fill_qty, fill_unit, variant, display_name, gtin, sku, status, on_hand, held, unit_cost*, unit_cost_source*, average_sale_price*, margin*
• product-movements.csv: date, product, format, sku, type, reason, quantity, unit, lot_code, expiry_date, run, assembly, location, unit_cost*, sale_price*, order, customer, note, by, currency (order et customer demandent la permission de vente; currency est la vôtre, celle de tous les coûts et prix de vente du fichier)
• customers.csv: name, contact, email, phone, address, other_addresses, notes, wholesale, status, market
• sales-order-lines.csv: reference, order_date, status, paid_on, customer, product, format, sku, quantity, unit_price*, line_total*, shipped_on, shipped_qty, returned_qty, written_off_qty, note, currency, vat_rate_pct, vat_amount* (currency est la devise dans laquelle la commande est libellée, vat_rate_pct le taux figé par la ligne; line_total est le chiffre convenu, et unit_price en est déduit quand la ligne a été chiffrée par son total: 2 400 pots pour 500,00 donnent 0,2083 pièce)
• sales-orders.csv (dans l’export complet): reference, order_date, ship_by, customer, status, paid_on, lines, subtotal*, discount*, shipping_charged*, total*, source, external_order, ship_to, notes, currency, fx_rate, base_total*, subtotal_before_vat*, vat_total* (fx_rate vaut 1 pour une commande dans votre devise; base_total est ce qu’elle représente dans celle-ci)
• runs.csv: reference, recipe, code, version, kind, status, scheduled_for, started_at, completed_at, planned_quantity, planned_unit, produced_quantity, produced_unit, yield_pct, lot_code, format, planned_cost*, actual_cost*
• vendors.csv: name, contact, email, phone, website, notes, ingredients_supplied, orders, last_order_date, total_ordered*, currency (currency est la devise dans laquelle le fournisseur facture; total_ordered est dans votre devise de base)
• purchase-order-lines.csv: order, vendor, ordered_on, expected_on, status, material, kind, quantity, unit, total_paid*, allocated_fees*, effective_unit_cost*, received_date, lot_code, note (material est l’article de la ligne, quel que soit son kind: un ingrédient, un emballage ou un équipement)
• recipes.csv: name, code, type, unit, current_version, version_status, batch_size, batch_unit, batch_pieces, expected_yield_pct, portion_size, portion_label, shelf_life_days, date_type, gtin, unit_cost*, cost_unit*, description
• recipe-lines.csv: recipe, code, version, line, ingredient, kind, percent, quantity, unit, substitution, note (les lignes de la version courante de chaque recette)

Les mots-clés

Une cellule type, reason, status, kind ou substitution contient un mot fixe, en minuscules et en anglais quelle que soit votre langue, pour qu’un filtre dans votre tableur continue de fonctionner.

Colonne	Valeurs
type d’un mouvement produit	batch_output (une fabrication a enregistré sa sortie, ou un stock initial), draw (prélevé pour une autre fabrication), sale, loss, adjustment (une correction de comptage), return, return_write_off, transfer
reason d’un mouvement produit	count_variance, spoilage, breakage, theft, sampling, correction, expiry, production_waste, opening_balance
type d’un mouvement d’ingrédient	delivery, loss, adjustment, consumption (utilisé par une fabrication), production_output (fabriqué sur place), transformation_out (utilisé pour faire une autre variante), transformation_in (fait à partir d’une autre variante), transfer
reason d’un mouvement d’ingrédient	count_variance, spoilage, breakage, theft, sampling, correction, expiry
status d’un produit, d’un client	active, archived
status et kind d’une fabrication	planned, in_progress, completed, abandoned; test, production
status d’un bon de commande	draft, ordered, partially_received, received
status d’une commande client	draft, confirmed, partially_shipped, shipped, canceled
kind d’une ligne de bon de commande	ingredient, packaging, equipment
type d’une recette, kind d’une ligne, version_status	product, ingredient; ingredient, sub_recipe; draft, experiment, accepted, rejected
substitution d’une ligne de recette	Ce que la ligne accepte quand la variante qu’elle nomme manque: pool (toute variante interchangeable de l’ingrédient, par défaut), only (cette variante seulement), any (toute variante). Vide sur une ligne de composant
sourcing d’un ingrédient	Le prix et le premier geste qu’un lot lit pour une variante qui peut être faite: bought, made. Vide sans lien “faite à partir de”
source d’une pesée	D’où vient la pesée: hand (à la main), transformation (sa référence à côté), run (la référence de la fabrication à côté), delivery (une livraison)
unit_cost_source d’un produit	booked (d’un stock que vous avez valorisé), recipe (estimé d’après la recette), parts (estimé d’après les composants d’un coffret)

Exporter toutes les données

Dans Gérer l’organisation, l’onglet Avancé porte Exporter vos données, juste au-dessus de la Zone de danger parce que c’est l’étape d’avant. Toute personne qui peut gérer l’organisation presse Exporter toutes les données; le bloc passe à “Préparation de votre export” avec l’heure et le nom de la personne qui a demandé, et la préparation prend quelques minutes. Quand le zip est prêt, la personne qui a demandé reçoit un e-mail avec un lien de téléchargement, et la page affiche la date et la taille de l’export avec un bouton Télécharger. Le lien fonctionne sept jours; ensuite elle le dit, et un nouvel export remplace l’ancien. Un seul export se prépare à la fois: le bouton attend tant qu’un export est en cours.

Le zip contient un CSV par domaine, les fichiers ci-dessus plus ceux qu’aucun bouton de liste ne sert: les emballages, les ingrédients et emballages archivés, les historiques de stock des ingrédients et des emballages, les transformations et les pesées de vos variantes, les offres fournisseurs, les bons de commande et les commandes clients en une ligne par commande, les catégories, l’équipement, les opérateurs et les lieux. Chaque fabrication y est quel que soit son statut, et chaque produit, actif ou archivé, avec sa colonne status qui le dit. Un readme.txt nomme l’organisation, la date, chaque fichier avec son nombre de lignes, et ce qui a été laissé de côté.

Ce qui est laissé de côté: les fichiers envoyés (photos, documents, visuels d’étiquettes), les notes, les maquettes d’étiquettes, les inventaires, les projets de sourcing et les champs personnalisés. Les colonnes de coûts et de prix suivent le rôle de la personne qui a lancé l’export, exactement comme sur les boutons de liste, et le readme dit lequel c’était; un administrateur qui ne voit pas les coûts voit l’export terminé, mais pas de téléchargement pour un fichier qui les contient.

C’est de la portabilité. Rien dans BatchDash ne se restaure depuis le zip. Si vous vous apprêtez à supprimer l’organisation, lancez l’export d’abord et attendez l’e-mail; la boîte de dialogue de suppression mène ici pour cette raison, et le délai de grâce de trente jours reste le moyen de récupérer un espace supprimé.