Brouillons de commande automatiques
Un produit acheté tout prêt vient à manquer comme un ingrédient, en général la semaine où vous avez le moins de temps pour le voir. Achats le liste déjà dès qu’il passe sous son niveau de réassort. Un brouillon de commande automatique va un cran plus loin. Quand les chips de tortilla passent sous 36 sachets, la commande du prochain carton attend déjà en brouillon dans Commandes fournisseurs, chez le fournisseur et à la quantité qu’Achats aurait proposée. Rien ne part chez le fournisseur tant que vous ne la marquez pas commandée.
Pour quels produits
Section intitulée « Pour quels produits »La règle se trouve sur la fiche du produit, dans la carte Réassort, sous coût et marge. Elle est proposée pour:
- un produit acheté tout prêt;
- un de vos produits dont la recette n’est pas encore écrite, quand un fournisseur vous le vend déjà (un produit avant sa recette).
Un produit dont la recette est écrite a l’autre règle, celle qui planifie une fabrication (règles de réassort). Un produit a une seule règle.
Créer la règle
Section intitulée « Créer la règle »- Donnez un niveau de réassort au produit: Définir le niveau de réassort dans le menu ⋮ de la fiche. Avec les commandes clients, la règle peut aussi répondre aux commandes confirmées, et le niveau devient facultatif.
- Vérifiez qu’un fournisseur le vend à un prix: Prix fournisseurs sur la même fiche.
- Dans la carte Réassort, cliquez sur Créer une règle. Il n’y a rien à remplir. La fenêtre relit la règle en une phrase et dit ce qu’Achats propose en ce moment, par exemple “Achats propose 12 sachets chez Tortillería del Sol en ce moment: le premier brouillon arrive tout de suite.”
La règle n’a ni quantité, ni fournisseur, ni niveau à elle. Changez le niveau de réassort, fixez un fournisseur préféré ou saisissez un meilleur prix, et le brouillon suivant suit, parce que la réponse d’Achats a changé.
Ce qu’elle prépare
Section intitulée « Ce qu’elle prépare »La règle lit la ligne du produit dans Achats. Quand cette ligne dit de commander (stock disponible sous le niveau de réassort, ou commandes confirmées qui demandent plus que le disponible, moins ce que les commandes en cours apportent déjà), la règle prépare cette ligne en brouillon:
- chez le fournisseur choisi par Achats, votre fournisseur préféré si vous en avez fixé un;
- à la quantité calculée par Achats: cartons entiers, minimum du fournisseur, ou au détail au dernier prix payé quand un fournisseur n’a pas d’offre en cours;
- au prix dans la devise du fournisseur, au cours du jour, avec une date de livraison prévue d’après son délai.
Avec 24 sachets en rayon, un niveau de réassort de 36 et des cartons de 12, le brouillon est un carton de 12 sachets chez Tortillería del Sol à 18,00 €.
Un deuxième produit du même fournisseur rejoint ce brouillon, à condition qu’une règle l’ait préparé. Un brouillon que vous avez commencé vous-même n’est jamais touché: vous l’avez peut-être déjà relu ligne à ligne.
La relire
Section intitulée « La relire »Un brouillon préparé par une règle porte Préparée par une règle, sur la commande et dans la liste. L’entrée Commandes fournisseurs du menu affiche combien attendent; le nombre ouvre la liste filtrée sur eux. Le filtre Préparée par une règle de la liste fait la même chose, en plus de tout autre filtre.
Ouvrez le brouillon et changez ce que vous voulez: quantités, lignes, frais, date prévue. Quand vous l’envoyez au fournisseur, cliquez sur Marquer comme commandé. C’est dès lors une commande comme une autre. Vous la réceptionnez par lot, et la pastille reste pour de bon: on sait toujours comment elle a commencé.
Supprimer un brouillon, c’est dire “pas maintenant”
Section intitulée « Supprimer un brouillon, c’est dire “pas maintenant” »Supprimez un brouillon préparé par la règle, et elle comprend que ce n’est pas le moment: elle attend que le stock disponible repasse au-dessus du niveau de réassort avant d’en préparer un autre. La fenêtre de suppression le dit. Retirer la ligne du produit, clôturer le reste de sa quantité ou annuler la commande se lit de la même façon.
Ce que dit la carte
Section intitulée « Ce que dit la carte »| État | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Armée | Elle surveille. Elle prépare un brouillon la prochaine fois qu’Achats dit de commander ce produit. |
| En attente: Commande n°58 de Tortillería del Sol est un brouillon à relire. | Elle a préparé ce brouillon. Elle n’en prépare pas d’autre tant que cette commande porte encore le produit. |
| En attente: Commande n°58 de Tortillería del Sol est en commande. | Pareil, une fois marquée commandée, jusqu’à sa réception. |
| En attente: le stock disponible n’est pas repassé au-dessus de 36 sachets depuis le dernier brouillon. | Le brouillon a été supprimé ou sa ligne abandonnée. Elle se tait jusqu’à ce que le stock remonte puis redescende. |
| En veille. | Vous l’avez mise en veille. Reprendre quand vous voulez qu’elle surveille de nouveau. |
| En veille: ce produit n’a pas de niveau de réassort à surveiller. | Fixez-en un avec Définir le niveau de réassort, et elle reprend d’elle-même. |
| En veille: aucun fournisseur ne vend encore ce produit à un prix connu. | Saisissez un prix fournisseur et elle reprend d’elle-même. |
| En veille: son fournisseur le facture en USD, et il n’y a pas de cours USD aujourd’hui. | Achats ne peut pas comparer ce prix aux autres tant que le cours du jour n’est pas arrivé. |
| En veille: la limite de commandes fournisseurs de votre offre est atteinte. | Un brouillon est une commande et prend une place comme les autres. |
| En veille: ce produit a maintenant une recette. Supprimez cette règle et créez-en une qui planifie une fabrication. | Sa recette a maintenant une ligne d’ingrédient: c’est l’autre règle, celle qui planifie une fabrication, qu’il lui faut. |
| En veille: ce produit est archivé. | Restaurez le produit et la règle reprend. |
Au-dessus de l’état, la carte montre le stock disponible (en ambre quand il est sous le niveau), le niveau de réassort et ce qui est en commande. En dessous, la date du dernier brouillon préparé, avec un lien vers cette commande.
Quand elle prépare un brouillon
Section intitulée « Quand elle prépare un brouillon »La règle est vérifiée toutes les quelques minutes, et tout de suite quand vous la créez ou la reprenez. Elle prépare au plus un brouillon par jour. Une fois préparé, le brouillon compte comme en commande: Achats retire le produit et rien d’autre n’est préparé. La règle se réarme quand le stock disponible repasse au-dessus du niveau, ou quand la commande qu’elle a préparée est réceptionnée en entier. Si le stock manque encore après une livraison complète, elle peut préparer un autre brouillon, parce que ce manque-là est nouveau.
Dans Achats
Section intitulée « Dans Achats »La ligne du produit dans Achats dit ce que fait sa règle: elle va préparer le brouillon, elle a déjà préparé Commande n°58 (avec un lien), ou elle ne prépare pas celle-ci, et la fiche produit dit pourquoi. Un produit dont le brouillon couvre le manque n’apparaît pas du tout dans Achats. Il revient seulement quand il en faut plus que ce que le brouillon apporte, une grosse commande client par exemple, et ce qui manque encore est à commander par vous.
Ce qu’une règle ne fait jamais
Section intitulée « Ce qu’une règle ne fait jamais »Une règle prépare des brouillons. Elle n’envoie jamais de commande à un fournisseur, ne la marque jamais commandée, ne la réceptionne, ne l’annule ni ne la modifie jamais. Une commande fournisseur engage de l’argent: chacune est décidée par une personne.
Mettre en veille, supprimer
Section intitulée « Mettre en veille, supprimer »Mettre en veille arrête la règle jusqu’à ce que vous cliquiez sur Reprendre. Supprimer la règle, dans le menu ⋮ de la carte, la retire; les commandes déjà préparées restent, pastille comprise. Créer, mettre en veille et supprimer une règle demandent le droit de gérer les commandes fournisseurs; toute personne qui voit les commandes fournisseurs voit la carte.
À lire ensuite: Achats, puis commandes fournisseurs.