Commandes clients

Une commande client est la trace d’une promesse: ce qu’un acheteur veut, à quel prix, et ce qui est déjà parti. La saisie rapide Enregistrer une sortie, sur la page d’un produit, reste là pour la vente qui se fait en un instant; la commande existe pour tout ce qui a été convenu avant l’expédition. Ouvrez Ventes → Commandes clients.

Créer une commande

1. Cliquez sur Nouvelle commande client.
2. Choisissez le client, ou laissez le champ vide pour une vente au comptoir: une vente au marché est bien réelle et mérite le même document. Un nom inconnu du sélecteur se crée sur place; une fois des marchés déclarés, la fenêtre demande alors à quel marché appartient ce nouveau client. Un client déjà dans votre liste garde le sien, et vous pouvez le modifier plus tard sur la page du client.
3. Si des marchés sont déclarés, choisissez celui dans lequel vend cette commande. Il se remplit d’après le client choisi, et il décide de la devise de tous les montants de la commande et du taux de TVA que porte chaque ligne. Siège désigne votre pays et votre devise.
4. Gardez la référence proposée (SO-000001, ou votre propre modèle dans les réglages de l’organisation) ou saisissez la vôtre, réglez la date, puis enregistrez.

Vous arrivez sur le document. Sous le titre, à côté des dates, il nomme le marché où la commande se vend et la devise quand ce n’est pas la vôtre (“marché France, en EUR”), pour toute personne qui peut ouvrir la commande. Tout le reste s’y modifie: lignes, adresse de livraison, notes, remise et frais de port facturés, date d’expédition souhaitée. La référence se renomme tant que la commande est un brouillon; ensuite elle figure sur des écritures du registre et ne bouge plus.

Ajouter des lignes

Ajouter une ligne choisit un produit vendable, une quantité dans son unité, et un prix unitaire. Chaque option de produit affiche le disponible du moment: une ligne à découvert l’est en connaissance de cause. Le prix se préremplit depuis la dernière ligne du même produit, de préférence chez le même client: le prix du vendredi est déjà saisi le vendredi suivant, et seulement depuis des commandes dans la même devise. Une ligne sans prix est permise (un échantillon qui accompagne une vraie commande); elle reste hors du sous-total et la carte des totaux la compte.

Fixez le prix comme vous l’avez négocié. Prix unitaire et Total de la ligne sont côte à côte et se remplissent l’un l’autre d’après la quantité: “7,20 € le pot” comme “500 € la palette” se saisissent en un seul chiffre. La case que vous remplissez est celle qui est conservée: 2 400 pots à 500 € font 0,2083 € pièce, et un document reconstruit à partir de ce taux afficherait 499,92 €. Le chiffre convenu est donc celui qui figure sur la commande, sur la ligne de facture et au registre. Sous les deux cases, une petite ligne indique de quel côté de la TVA vos chiffres se placent: TTC pour un client au détail, HT pour un client au tarif de gros. C’est le tarif du client qui en décide, quelle que soit la case remplie: voilà comment le même 12,00 € donne deux montants hors taxe différents sur deux commandes. Rouvrez une ligne plus tard et elle s’ouvre sur le chiffre convenu: une palette à 500 € reste à 500 € quand vous corrigez sa note ou sa quantité, et c’est le prix au pot, à côté, qui bouge.

Sous le prix, la ligne indique le taux de TVA qu’elle porte et d’où il vient: celui du marché, celui réglé sur le produit, ou votre taux par défaut. Modifier remplace la phrase par un champ quand une ligne est taxée autrement. Le taux est figé au moment où la ligne est ajoutée: déplacer le taux par défaut d’un marché le mois prochain laisse intacts tous les documents qui existent déjà. Rouvrez une telle ligne plus tard et elle indique “réglée sur cette ligne”: le chiffre est celui de la ligne, quoi que dise le marché aujourd’hui. Videz le champ pour revenir au taux habituel. Changez de produit et la ligne prend le taux du nouveau produit.

Le marché lui-même est fixé dès qu’une ligne porte un prix. Avant cela, la fenêtre Modifier déplace encore la commande; après, elle affiche “France · fixé par les lignes”, car la déplacer changerait l’étiquette d’un montant déjà accepté.

Confirmer, et ce que Réservé veut dire

Confirmer transforme le brouillon en engagement. De ce moment jusqu’à l’expédition de chaque ligne, les quantités non expédiées comptent comme Réservé sur leurs produits: la page du produit affiche une ligne du type “30 réservés pour 1 commande client” à côté du stock, avec un lien vers les commandes ouvertes. Rien n’est soustrait du stock; le réservé se calcule depuis les commandes ouvertes elles-mêmes, donc il ne peut pas dériver.

Confirmer plus que le stock est permis, à dessein. La commande dit combien de lignes sont à découvert, la page du produit ajoute “manque {qty}” en ambre, et la quantité manquante est enregistrée comme demande: le chiffre qui dit quel lot planifier ensuite. Le stock retenu (un lot en attente de son contrôle de libération) n’est jamais réservé et ne part jamais.

La page du document

La page se lit de haut en bas: les lignes avec leur état (Réservé, Manque, Expédiée, Retour), la carte des totaux, l’adresse de livraison, les notes. Une ligne d’état sous l’en-tête compte les lignes expédiées. Les statuts découlent des lignes; personne ne les règle à la main. Annuler la commande (brouillon et confirmée seulement) libère ce qui était réservé et garde le document lisible.

Totaux et paiement

La carte des totaux additionne les lignes chiffrées, puis applique une Remise et des Frais de port facturés, deux montants au niveau de la commande. Quand les lignes portent de la TVA, elle affiche aussi Sous-total HT et TVA, et la dernière ligne indique Total TTC. Une ligne de détail est saisie TTC, la ventilation en retire donc la taxe; la ligne d’un client revendeur est saisie HT et la taxe s’y ajoute. La remise s’applique au total, après TVA. Quand la commande est dans une autre devise, une ligne Comptabilisé à sous le total dit ce qu’elle donne dans la vôtre; marchés et TVA sur les commandes clients explique les deux.

Une commande qui vend dans une autre devise porte une ligne Comptabilisé à sous le total: le taux auquel elle se convertit dans vos livres, d’où vient ce taux, et ce que la commande représente dans votre devise. Modifier propose le taux publié, un taux saisi d’après votre banque, ou le montant que la banque a réellement crédité. Le taux est figé par la première expédition, car une vente déjà au registre ne se recomptabilise pas. Sans taux rien ne peut partir, et les deux boutons d’expédition le disent. Marquer comme payée appose une date et une pastille verte sur la commande; Marquer comme non payée l’enlève quand un paiement rebondit. Payée est un indicateur, pas un statut: une commande non expédiée peut être payée, une expédiée peut rester due. Le filtre Impayées de la liste est la relance de fin de mois.

Pour expédier les lignes, voir expédition et retours.

Les commandes savent aussi arriver toutes seules: connectez votre boutique Shopify et chaque commande en ligne atterrit ici en commande client confirmée, stock déjà réservé, avec le numéro de la boutique en lien.