Frais et coût rendu

Le prix affiché d’un pot n’est pas ce qu’il vous coûte. Ajoutez 30 € de transport à une commande de 100 € et tout le contenu du carton vient de renchérir de 30 %. BatchDash traite ces frais comme une part du coût au lieu de les laisser se dissoudre dans les frais généraux.

Les types de frais

Sur la page de la commande, la carte Frais & livraison accepte cinq types de frais:

• Livraison / transport
• Frais de paiement (commission carte ou virement)
• Frais de plateforme (commission d’une place de marché)
• Autres, avec un libellé libre
• Arrondi de la facture, les quelques centimes entre les lignes d’une facture et son total, en plus ou en moins

Cliquez sur Modifier sur la carte, saisissez les montants, enregistrez.

La même fenêtre porte la TVA imprimée sur le document, s’il en imprime une. Ce montant n’est pas un frais: il ne change ce que coûte la marchandise que si votre entreprise le récupère. La TVA sur ce que vous achetez donne toute la règle.

Comment les frais se répartissent

Les frais sont répartis entre les lignes au prorata de leur valeur, puis intégrés au coût de chacune.

Un exemple. Une commande réunit 200 € de habaneros et 100 € de pots, plus 30 € de livraison. La ligne habaneros absorbe 20 €, la ligne pots 10 €. Chaque ligne l’affiche dans deux colonnes: Frais alloués (sa part) et Coût effectif (le prix unitaire, frais intégrés).

Ce coût effectif, c’est le coût rendu de la ligne: ce que la marchandise vous a réellement coûté une fois arrivée chez vous. La notion a son propre article: coût rendu.

Le diviseur est ce que la ligne a réellement acheté: la quantité commandée tant que la ligne est ouverte, la quantité arrivée dès qu’elle a été clôturée en manque ou dépassée. Des frais de port facturés en entier sur une caisse arrivée à moitié vide appartiennent à la moitié qui est arrivée.

Concrètement: vous commandez 20 kg, le fournisseur facture 15 € de livraison, et 12 kg arrivent. Tant que le reste est attendu, les frais portent sur les 20, soit 0,75 € le kilo. Clôturez le reste et les mêmes 15 € portent sur les 12 arrivés, soit 1,25 €, et le journal de l’ingrédient gagne une ligne sous cette livraison: “Coût recalculé 1,20 € → 1,70 €: frais répartis à nouveau après la clôture en manque de la ligne.” Le coût moyen suit, et la ligne dit qui l’a déplacé.

Où ces frais aboutissent

Rien ne bouge tant que la commande est en brouillon. Quand une ligne est reçue, son coût effectif entre dans le coût moyen pondéré de l’ingrédient, et de là dans chaque formule qui l’utilise. Oubliez les frais et vos recettes paraissent moins chères qu’elles ne le sont. Saisissez-les et la marge que vous lisez est celle que vous touchez.

Des frais que l’application remplit

Un brouillon créé depuis Achats arrive avec ses frais de livraison déjà renseignés, d’après les conditions de livraison du fournisseur, et la carte des frais le dit: “Livraison · d’après les conditions du fournisseur”. C’est une prévision, pas une facture, et la mention est là pour qu’elle ne passe jamais pour l’autre.

Enregistrez les frais et la mention disparaît, quel que soit le montant enregistré. Même en retapant exactement ce qui était prérempli: vous l’avez regardé et validé, et à partir de là le chiffre est le vôtre.

Des frais qui arrivent après la marchandise

La facture portant les vrais frais de port arrive en général après les caisses: la carte Frais reste donc modifiable sur une commande reçue. L’enregistrer revalorise chaque livraison déjà enregistrée sur cette commande, recalcule le coût moyen de chaque ingrédient, et laisse sous la livraison, dans le journal, une ligne disant ce qui a changé et pourquoi. Votre coût moyen se remet à jour au lieu de rester discrètement faux.

La TVA sur ce que vous achetez

La même fenêtre porte la TVA imprimée sur le document, s’il en imprime une, et ce qu’elle fait à votre coût dépend d’un interrupteur. La TVA sur ce que vous achetez donne toute la règle: l’interrupteur, les quatre champs, l’exemple chiffré, plusieurs taux sur une facture, et ce que le lecteur fait d’une ligne de taxe.

Plusieurs taux sur une même facture

La plupart des grossistes facturent la nourriture à un taux et le reste à un autre, sur le même ticket: piment à 5,5 %, pots et transport à 20 %. Le montant reste un seul chiffre, parce que c’est ce qu’imprime le papier; les taux disent à qui il appartient. Saisissez le taux du document dans la ligne de TVA, celui des frais à côté, et le taux d’une ligne qui diffère sur la ligne elle-même: Modifier sur la ligne tant que la commande est ouverte, ou Taux de TVA dans le menu ⋮ de la ligne une fois la marchandise arrivée, puisque la facture arrive en général après les caisses. Une ligne à un autre taux l’indique sur sa ligne: “TVA 20%”.

Chaque ligne porte alors la taxe qui lui a réellement été facturée. Sans les taux, le montant se répartit au prorata de la valeur des lignes: juste sur un document à taux unique, et faux de quelques pourcents par ligne sur un document mixte. Sur 100 € de piment à 5,5 % à côté de 100 € de pots à 20 %, le piment ressort environ 6 % trop bas et les pots 6 % trop haut. Le total de la commande, lui, est le même dans les deux cas.

La fenêtre compare les taux au montant pendant la saisie: “Les taux donnent 27,50 €.”, en ambre quand ce n’est pas le montant de la case. Le taux d’une ligne se saisit ailleurs que dans cette fenêtre, alors la carte répète la phrase chaque fois que les taux enregistrés sur la commande ne donnent pas son montant. C’est en général un taux mal saisi, ou une ligne qui attend encore le sien.

Videz le montant, enregistrez, et la saisie disparaît: ses taux partent avec, ceux des lignes compris.

Chaque case de montant sur une ligne de commande, une livraison ou une lecture porte un mot dessous qui dit quelle colonne de la facture recopier: HT quand votre entreprise récupère la TVA, TTC quand elle ne la récupère pas. Dès que la commande ou la lecture porte un montant de TVA, c’est son propre interrupteur qui décide, parce que les lignes doivent être ce qu’imprime le papier: TTC quand les prix l’incluent, HT quand elle s’ajoute en plus.

Quand le lecteur de documents trouve une ligne de taxe, il remplit cette ligne pour vous et déduit du total imprimé si les prix contenaient la TVA. Il lit aussi les taux, quand le document imprime une colonne de taux ou un code par ligne.

La ligne reste modifiable sur une commande reçue, comme les frais à côté. Enregistrer un changement revalorise chaque livraison enregistrée sur la commande et laisse une ligne sous chacune dans le journal: “Coût recalculé 10,81 € → 10,00 € après la modification de la TVA.”